Управление проектами в интернете: как все сделать правильно

Управление проектами в Интернете – достаточно сложный процесс, причем вне зависимости от того, какой продукт разрабатывает и продвигает компания. Дело в том, что без грамотной организации работы на всех стадиях в любом случае не обойтись.

Сперва требуется правильно определить цель, затем подобрать команду квалифицированных исполнителей, после этого четко проработать технические задания, в некоторых случаях наладить обратную связь с пользователями. И это далеко не все, что нужно сделать, чтобы проект «выжил».

Особенности управления проектами в Интернете

Управление проектами (project management) – достаточно новая научная дисциплина, формирование которой происходило в последние десятилетия. Это раздел теории управления социально-экономическими системами, где предметом изучения являются методы, формы и средства наиболее эффективного и рационального управления изменениями.

Для начала определим, что такое проект. Под проектом подразумевается работа, направленная на создание нового продукта и ограниченная временными рамками. Это несколько взаимосвязанных мероприятий, в результате реализации которых первоначальная идея обретает конкретные формы.

Для проектной деятельности характерно следование плану, раскрывающему суть всех элементов предприятия. Как правило, при планировании необходимо ответить на следующие вопросы:

• Что? (какой продукт будет создан).
• Кто? (какие люди заинтересованы в его появлении).
• Где? (сфера применения продукта).
• Когда? (предполагаемый срок выпуска).
• Как? (средства и методы реализации).
• Сколько? (бюджет проекта).
• Зачем? (мотивы, цели создания продукта).

Особенности управления проектами в Интернете

Помимо перечисленных базовых характеристик любому проекту свойственны такие особенности, как:

• уникальный конечный результат;
• временной интервал, отведенный на реализацию предприятия;
• поэтапное движение от идеи к деталям;
• наличие заказчика или другого лица, заинтересованного в создании нового продукта;
• соответствие результата работы принципу «волшебного треугольника»: сроки, бюджет, содержание.

Отличие менеджмента проекта от обычного операционного менеджмента заключается в том, что он нацелен на создание концепции и разработку идеи, а не на производство и продажу продукта, разработка которого уже окончена. Проекту присущи такие черты, как единоразовость (one shot) и ограничение временными рамками – есть точка начала и точка завершения, совпадающая с выходом продукта на рынок.

Для интернет-проектов характерна узкая сфера применения, которая ограничена исключительно сетевым пространством. Типичными примерами интернет-проектирования являются разработка виртуального программного обеспечения и информационных систем, а готовыми продуктами таких работ – продающие страницы, целевые лендинги, приложения, новостные и образовательные порталы, почтовые клиенты, социальные сети, онлайн-игры, интернет-магазины, облачные сервисы, CRM-системы. Со временем будут появляться все новые и новые формы онлайн-продуктов, поскольку торговая активность сегодня активно перемещается в Интернет.

Еще одна специфическая особенность менеджмента интернет-проектов обусловлена высокой динамикой отрасли. На этапе формирования идеи заказчики плохо представляют себе конечный результат работы. Основная нагрузка ложится на разработчиков, которые должны предлагать клиенту несколько вариантов реализации проекта, чутко реагировать на его пожелания, проявлять достаточную гибкость. Это сложный процесс взаимодействия, не подчиняющийся строгим правилам обычного бизнес-планирования, но требующий от участников творческого подхода и постоянного поиска нестандартных решений.

Управление проектами в Интернете включает в себя координацию материальных, трудовых и прочих ресурсов в течение всего процесса реализации идеи и создания нового продукта. При этом важно грамотно задействовать современные методы и технику менеджмента, чтобы на выходе получить результат, максимально соответствующий запланированному.

Возможные участники интернет-проекта

1. Главный участник – тот, кто заказал работы по созданию нового продукта и по завершении проекта станет его основным пользователем. В качестве заказчика могут выступать физические и юридические лица, а также группа компаний, заинтересованных в реализации проекта.

2. Инвестор – сторона, обеспечивающая финансирование работ.

3. Проектировщик – разработчик проектно-сметной документации.

4. Поставщик – организация, взявшая на себя функции по материально-техническому обеспечению проекта.

5. Подрядчик – юридическое лицо, обеспечивающее выполнение работ в соответствии с контрактами.

6. Консультант.

7. Лицензиар – юридическое или физическое лицо, которому принадлежать на права на используемые в ходе реализации проекта ноу-хау.

8. Команда проекта – организационная структура под руководством проектного менеджера, которая создается на время выполнения работ.

9. Руководство проектом – проект-менеджер, юридическое лицо, наделенное полномочиями по координации работ всех участников реализации проекта.

Обязанности менеджера интернет-проекта

Для успешного функционирования веб-ресурсов и других онлайн-продуктов необходим постоянный контроль их создания, развития, оказания информационной и технической поддержки. Этим занимается менеджер интернет-проектов. Кроме того, он может выполнять продвижение в Сети – размещать контекстную, медийную и таргетированную рекламу.

Специальность достаточно новая, ее появление обусловлено активным перемещением коммерческой деятельности в Интернет. Потребность в представителях этой профессии испытывают компании, ведущие бизнес в онлайне, – интернет-магазины, облачные сервисы, веб-студии и т. д.

читайте также читайте также

Маркетинговый план: пример и правила создания Подробнее

читайте также читайте также

В целом на менеджера интернет-проектов возлагаются те же обязанности, что и на его коллег в офлайне. Он должен управлять жизненным циклом проекта, грамотно распределяя его составляющие – стоимость, качество, время, возможные риски.

Менеджер должен разбираться в технологиях разработки различных веб-ресурсов и обладать навыком создания проектной документации. В число его обязательных умений также входят выдвижение гипотез, проведение тестирования, адекватная оценка результатов, оперативное корректирование стратегии для достижения оптимальных результатов.

Руководство ожидает от интернет-менеджера решения целого ряда задач. Он должен:

• Разработать стратегию проекта и пакет необходимых документов.
• Определить концепцию сайта и выстроить его структуру.
• Сформировать ТЗ для исполнителей и проконтролировать качество и сроки их выполнения.
• Создать исходную документацию для дизайнера и продумать контент веб-ресурса.
• Задействовать системы веб-аналитики для мониторинга посещаемости и других параметров.
• Составлять медиапланы, осуществлять их реализацию и анализировать результаты проведенных маркетинговых мероприятий.
• Разрабатывать новые сервисы и осуществлять интеграцию с существующими.
• Контролировать маркетинговый бюджет и планировать будущие расходы.
• Взаимодействовать с заказчиками, клиентами, подрядчиками и экспертами.
• Подбирать кандидатов для участия в командной работе и контролировать выполнение ими обязанностей.
• Отвечать за внутреннюю оптимизацию и поисковое продвижение сайта (SEO).

Этот перечень задач является примерным, в каждом конкретном случае он может меняться в зависимости от масштабов проекта, сферы деятельности заказчика, количества привлекаемых к выполнению работ подрядчиков и так далее.

4 стадии реализации интернет-проекта

Любой проект традиционно разбивается на четыре основных этапа – определение цели, разработка последовательности действий, реализация и окончание. Для каждой стадии характерны собственные задачи и применяемые для их решения виды деятельности менеджера, а также методики и инструменты. Рассмотрим каждый этап более подробно.

1. Определение цели

   По сути, это стадия выбора проекта, работа над которым является для заказчика первоочередной целью. Потребностей, ради удовлетворения которых необходимо создать новый веб-продукт, может быть несколько, однако, как правила, компания ограничена в ресурсах и не имеет возможности приступить к реализации нескольких проектов одновременно. На этапе формулирования решается, какая задача имеет приоритет перед остальными.

   На выбор проекта влияет несколько факторов, в том числе наличие доступных финансовых и трудовых ресурсов, а также результаты сравнения нескольких потребностей по степени важности их удовлетворения. Кроме того, учитывается предполагаемая эффективность продукта, который планируется получить по завершении работ.

   читайте также читайте также

   

   Стратегия брендинга: цели, задачи, этапы разработки Подробнее

   читайте также читайте также

   Масштаб проекта тоже влияет на выбор: чем крупнее планируемый комплекс мероприятий и продолжительность их исполнения, тем серьезнее стоит взвешивать все за и против при формулировании. Реализация масштабного проекта может потребовать концентрации все финансовых и трудовых активов на протяжении нескольких лет.

   Чтобы выявить потребность, которую стоит удовлетворить в первую очередь, применяются методы проектного анализа, включающие в себя организационный, финансовый, экологический, экономический, коммерческий, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

2. Разработка последовательности действий

   Различные виды планов составляются на всем протяжении реализации проекта. На начальной стадии набрасывается предварительный перечень задач, стоящих перед инициатором проекта, и ресурсов, необходимых для их решения. На основе этого неофициального плана делается выбор в пользу удовлетворения той потребности, которую компания посчитает первоочередной.

   После принятия решения о реализации проекта приступают к детальному планированию, в ходе которого необходимо обозначить его ключевые точки, сформулировать задачи каждого этапа и проследить зависимость между ними.

   

   Разработка последовательности действий

   На стадии формального планирования руководитель проекта задействует системы управления, включающие набор специальных инструментов: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов.

   В готовый план по мере необходимости вносятся соответствующие коррективы исходя из сложившейся на текущий момент ситуации.

3. Реализация проекта

   Когда формальный план утвержден, менеджер может приступать к организации работ по реализации проекта. Руководители осуществляют постоянный контроль его действий, который заключается в сопоставлении фактических результатов выполненных работ с указанными в плане.

   Без отклонений реальных промежуточных итогов от намеченных не обходится осуществление ни одного проекта. Перед менеджером стоит задача по анализу того, как эти расхождения могут повлиять на ход реализации проекта в целом, и по выработке управленческих решений, направленных на минимизацию рисков. Например, если наблюдается серьезное отставание от графика, необходимо сконцентрировать все свободные ресурсы на ускорении этого процесса, чтобы завершить текущий этап осуществления проекта в срок.

4. Подведение итогов

   Все поставленные цели достигнуты, создан новый продукт, значит, проект завершен. Не всегда окончание происходит по плану, иногда это случается внезапно, когда возникают непредвиденные обстоятельства: меняется стратегия развития компании, появляются финансовые трудности и т. д. В любом случае руководитель проекта на этой стадии выполняет ряд мероприятий, подводящих итоги и определяющих, насколько успешно решены задачи, которые ставились перед проектной командой.

   Если к реализации мероприятий привлекались подрядчики, необходимо выяснить, соответствуют ли результаты их деятельности условиям контракта. В некоторых случаях составляются итоговые отчеты, а промежуточные – отправляются в архив.

   читайте также читайте также

   

   Топ-10 книг по нетворкингу Подробнее

   читайте также читайте также

   В помощь руководителям разработаны интернет-технологии управления проектами, включающие полезные инструменты и методики. Особенность проектной деятельности заключается в наличии ограничений, как временных, так и финансовых. Чтобы отслеживать соответствие выполняемых работ выделенному на это бюджету, применяются методы формирования финансового плана.

   Контролировать соблюдение сроков реализации проекта помогут методы построения и контроля календарных графиков работ. Чтобы создать условия для выполнения работ, понадобятся соответствующие ресурсы, например, программное обеспечение.

5 востребованных сервисов для управления проектами в Интернете

Практически любой из представленных в Сети систем, предназначенных для помощи проектному менеджеру, можно воспользоваться бесплатно, однако условно их можно разделить на два типа.

Первую группу составляют сервисы, создатели которой вообще не берут денег с пользователей. Ко второй относятся системы управления проектами в Интернете, плюсы которых заключаются в то, что их можно протестировать бесплатно, но с ограниченным функционалом. Их разработчики стремятся убедить каждого нового клиента, что, купив полную версию, он получит максимум возможностей для управления проектами.

1. YouGile

   Облачный сервис, в котором совершенно свободно могут работать проектные команды до 10 человек. Им предоставляются такие возможности, как обмен файлами, общение в чатах, отсутствие лимита на количество создаваемых проектов, досок и задач, личный планировщик, настройка прав и шаринг досок.

   Использование только бесплатных функций позволяет вам:

   • Без ограничений запускать проекты, доски, задачи и подзадачи.
   • Выстраивать структуру организации, включая иерархию между отделами, руководителями, исполнителями.
   • Настраивать права доступа для удобного взаимодействия с остальными участниками реализации проекта.
   • Делиться доской с любым пользователем, не представленным в YouGile, с разрешением комментировать ее содержание.
   • Проводить сортировку задач в личном планировщике, отделять собственные от чужих.
   • Использовать чаты в качестве мессенджеров, включая обмен файлами, цитирование других сотрудников, использование эмодзи.
   • Изучать сводные данные и отчеты.
   • Оформлять свои доски с помощью готовых шаблонов – устанавливать фоны, стикеры, таймеры, секундомеры, дедлайны, чек-листы.

   Если заплатить, можно:

   • Организовать в системе работу команды, в которой количество членов превышает 10 человек.
   • Использовать коробочную версию.
читайте также читайте также

Методы сегментации рынка: критерии, цели, рекомендации Подробнее
читайте также читайте также

2. Trello

   Пользование этим сервисом тоже не потребует расходов, но существуют отдельные ограничения. Например, разрешено создать не более 10 досок, при этом для каждой разрешается установить только одно расширение. Кроме того, запрещается настраивать права доступа, классифицировать карточки, предоставлять данные сторонним пользователям. Система подойдет для работы небольшой проектной команды (до 15 человек), если экономно расходовать ресурсы файлообменника и не создавать лишние доски. Чтобы наладить общение в рамках сервиса, понадобится интеграция со Slack.

   Задействуя только бесплатные функции, вы сможете:

   • Делать проекты, доски (до 10), карточки, задачи, списки.
   • Осуществлять обмен файлами, не выходя за лимит в 10 МБ.
   • Создавать списки дел на день, на неделю, на месяц.
   • Планировать реализацию задач в команде до 15 человек.

   При использовании платной версии можно:

   • Создавать более 10 досок.
   • Устанавливать больше одного расширения на доску (карта, календарь, голосование, копирование карточек).
   • Загружать файлы с большим весом.
   • Настраивать права доступа (например, не разрешать пользователю производить определенные действия в пределах доски при работе с исполнителями и подрядчиками).
   • Классифицировать доски в коллекции (без этой функции при их большом количестве будет сложно ориентироваться в содержимом).
   • Классифицировать задачи.
   • Задействовать шаблоны досок.
   • Экспортировать данные.
   • Создавать персональные фоны для досок и стикеры.

3. Bitrix24

   Функционала бесплатной версии достаточно для проектной работы, а количество пользователей не ограничено. Однако оценить вес возможности этого сервиса можно только после оформления полноценной подписки.

   Используя только общедоступные функции, можно:

   • Собирать столько сотрудников, сколько потребуется, для работы в виртуальном пространстве.
   • Обмениваться сообщениями в чатах, разговаривать по аудио- и видео связи, посылать друг другу файлы.
   • Запускать новые группы, проекты, задачи.
   • Получать отчеты.
   • Использовать до 5 ГБ облачного хранилища.
   • Вносить общие правки в документы.
   • Объединяться с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive для расширения возможностей сервиса.
   

   Bitrix24

   Если заплатить, можно:

   • Выполнять бизнес-процессы, требующие усилий, в том числе согласование договоров.
   • Производить сквозную аналитику.
   • Использовать IP-телефонию.
   • Регулировать права доступа для пользователей.
   • Отслеживать воронки продаж.
   • Спроектировать персональный конструктор email-рассылок.
   • Объединять возможности CRM и 1C.
   • Определять задачи для выполнения с заданной периодичностью, контролировать рабочее время.
читайте также читайте также

Для чего нужны маркетинговые коммуникации Подробнее
читайте также читайте также

4. Pyrus

   Сервис рассчитан на компании, которых интересует автоматизация процесса создания и оборота документов, однако бесплатная версия серьезно ограничивает их «аппетиты» – 100 задач по готовым формам и 1 ГБ доступного места. Для менее требовательных пользователей функционала бесплатной версии вполне хватит.

   В ее рамках они смогут:

   • Организовать деятельность команды независимо от числа участников и создавать нужный объем простых задач.
   • Сортировать задачи, выстраивать связи между ними, отслеживать выполнение, формировать напоминания, запускать регулярные и отложенные задачи.
   • Задействовать возможности личного планировщика, разделять задачи «от меня» и «для меня».
   • Не выходя за 1 ГБ свободного места, осуществлять отправление и получение файлов.
   • Перевести составление документов, согласование договоров и оформление заявок в автоматический режим.
   • Проектировать иерархию организации, настраивать права доступа.
   • Контролировать время, затраченное работником на решение задач за определенный интервал времени.
   • Изучать аналитику.
   • Добавлять к функционалу системы возможности Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и всех CRM.

   Если заплатить, можно:

   • Задействовать более 100 готовых форм для формулирования задач и осуществления бизнес-процессов.
   • Использовать 100 ГБ вместо 1 ГБ.
   • Получить доступ к резервному копированию.

5. ClickUp

   Число пользователей и задач в этой системе не ограничивается, и поначалу это радует любителей бесплатных сервисов. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что не получится настраивать права доступа, получать отчеты, интегрироваться с другими системами. Многие функции имеют лимит на количество действий – не более 100. Другими словами, без денег можно всего лишь составить представление о ClickUp, а для полноценного использования придется купить расширенную версию.

   

   ClickUp

   Используя исключительно бесплатные функции, можно:

   • Создавать неограниченное количество досок, задач и списков, открывать доступ к системе любому числу пользователей.
   • Применять в работе блокноты, календарь, заметки, напоминания.
   • Планировать работу, создавать спринты и мониторить их производительность.
   • Оценивать временные затраты на решение каждой задачу.
   • Классифицировать карточки по тегам и присваивать им собственные статусы.

   Если приобрести платную версию, можно:

   • Использовать 100 МБ свободного места.
   • Настраивать права доступа.
   • Разрешать просматривать доски заинтересованным лицам – исполнителям, подрядчикам, заказчикам и консультантам.
   • Получать отчеты и применять готовые формы.
   • Расширять возможности за счет объединения с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими веб-пространствами для хранения.
   • По отдельным функциям выполнять более 100 действий (диаграммы Ганта, mind-map, настройка полей в карточках, dashboard, timeline и т. д.)

Нюансы управления проектом интернет-магазина

В последние годы торговля все активнее осваивает интернет-пространство, и от понимания особенностей менеджмента в этой нише во многом зависит коммерческий успех предприятия. По сути, интернет-магазин представляет собой виртуальную разновидность традиционной торговой точки: здесь можно выбрать нужный товар, рассмотреть его со всех сторон, изучить характеристики, оформить доставку и оплатить покупку. Последнее можно сделать и за пределами Сети: наличными или картой в пункте выдачи, курьеру, на почте и т. д.

Менеджмент интернет-магазина включает несколько взаимосвязанных направлений деятельности: организация продаж, контроль и координация бизнес-процессов, управление персоналом. В целом работа состоит из 4 этапов:

1. Привлечение пользователей. Включает продвижение сайта с применением различных методов, анализ эффективности отдельных каналов, оценка стоимости привлечения покупателей.

2. Удержание потенциального клиента. На этом этапе основное внимание уделяется конкурентоспособности сайта, его юзабилити, дизайну и комфорту пользователей. Другими словами, человек должен не только без труда находить интересующий его товар по адекватной цене, но и получать удовольствие от взаимодействия с интернет-магазином.

3. Контакт с покупателем. Все возникающие проблемы и вопросы должны решаться быстро и корректно.

4. Закрытие, оформление сделки с помощью специальных автоматических программ, передающих данные заказа и обеспечивающих возможность онлайн-оплаты.

Перед менеджером виртуального магазина стоят такие же цели, как и перед другими сотрудниками сферы интернет-маркетинга. Он должен работать над увеличением прибыли, заботиться об удовлетворении потребностей пользователей, заниматься оптимизацией, повышать эффективность работы сайта и ориентироваться на позиции конкурентов. Особенность управления интернет-магазином заключается в большем внимании к персоналу: от компетентности работников во многом зависит лояльность покупателей, а значит, прибыль компании.

Управление контентом при воплощении в жизнь интернет-проекта

Одной из главных составляющих удачного продвижения в Сети является уникальный и полезный контент. Пользователи постоянно ищут актуальную информацию, поэтому успеха добиваются те ресурсы, которым удается удовлетворить эту потребность.

Кроме того, на тексты лендингов, рекламных объявлений и блогов возлагается важная функция – убедить посетителей онлайн-ресурсов в необходимости срочно приобрести продукт. Чтобы оказать воздействие на пользователей, текст должен соответствовать определенным требованиям, чтобы оказывать правильное влияние на эмоции людей.

Сайт будет хорошо справляться со своей ролью, если его создатели уделяют достаточно внимания формированию релевантного семантического ядра. Тексты с оптимальной плотностью ключевых слов имеют все шансы появиться в топе выдачи по соответствующей поисковой фразе и привести на сайт целевую аудиторию. Ключи подбираются на основе анализа популярных пользовательских запросов по сервисам Яндекс.Вордстат и Google.Adwords. Кроме того, в статье должны быть правильно расставлены теги и заголовки.

5 распространенных ошибок в управлении интернет-проектом

Прежде чем приступать к реализации собственной идеи, хорошо бы ознакомиться с причинами неудач других компаний, которым не удалось достичь поставленных целей из-за недочетов в управлении интернет-проектами.

1. Неправильно выбран project-менеджер

   Многие руководители полагают, что успех предприятия зависит от компетентности исполнителей, а должность организатора считают номинальной и назначают на него любого свободного сотрудника, просто чтобы было с кого спросить. Такой подход чреват провалом: человек, не владеющий навыками управления интернет-проектами, обучение которого проходило по другим специальностям, способен полностью завалить работу.

   Вывод: менеджером проекта должен стать специалист, хорошо представляющий специфику такой деятельности и способный координировать усилия остальных членов команды.

2. Полное отсутствие контроля

   Эту ошибку часто допускают компании, делающие ставку на самостоятельность сотрудников и предоставляющие им абсолютную свободу действий. Никто не говорит, что необходимо требовать поминутного отчета о работе, но наличие регулярного контроля со стороны руководства держит работников в тонусе.

   Вывод: пускать реализацию интернет-проекта на самотек недопустимо. Контроль выполнения работ на каждом этапе помогает его успешной реализации.

3. Нет коммуникации между членами команды

   Менеджер должен находить общий язык с каждым работником, задействованным в работе над проектом. Он служит связующим звеном между заказчиком, руководством и рядовыми исполнителями, от его коммуникативных способностей во многом зависит, насколько успешным будет результат.

   Вывод: продуктивное общение – основа хорошей работы над проектом. Еженедельные совещания, онлайн или вживую, помогут координировать действия разных сторон и быстро находить решение текущих проблем.

4. Сроки реализации проекта определены неверно

   Заказчик заинтересован получить результат ка можно скорее, но вы должны реально оценивать свои возможности. Не уложившись в сроки, вы рискуете своей репутацией.

   Вывод: работать над проектом быстро можно и нужно, но для этого позаботьтесь о четкой организации деятельности всех исполнителей, а также о наличии подходящего программного обеспечения.

5. Неправильное распределение обязанностей в команде

   Интернет-проекты нельзя отнести к тем задачам, которые можно решать, навалившись скопом. Успех реализации зависит от того, насколько верно каждый из исполнителей понимает свою роль в достижении общей цели.

   Вывод: добросовестное и профессиональное отношение к своему участку работы всех членов команды под грамотным руководством проектного менеджера гарантируют четкое следование плану и отсутствие авралов.

Автор: Владимир Сургай