Из этого материала вы узнаете:
Сейчас стало модно использовать методы оптимизации бизнеса, не вникая в суть явных или надуманных проблем. Оптимизация, зачастую, проходит под лозунгом «Надо!», и ни о каком понимании сути происходящего, описании бизнес-процессов речь не идет.
Итог такой оптимизации – еще более запутанные бизнес-процессы, убытки, текучка кадров и, как вишенка на торте, банкротство компании. Прежде чем что-то начинать, необходимо разобраться, как работает механизм, почему он сломался. И только потом для его починки выбирать подходящий инструмент – условную отвертку, чтобы закрутить открутившийся винтик, но никак не молоток для склеивания хрупких деталей.
Цели и задачи оптимизации бизнес-процессов
До того как давать определение оптимизации бизнес-процессов, кратко перечислим функции данной управленческой стратегии, которая становится всё более востребованной. Бизнес-процессы оптимизируют, чтобы:
- качественнее адаптировать новых сотрудников;
- составлять более точные прогнозы, планы и проекты;
- укреплять лояльность и доверие потенциальных покупателей к торговой марке или компании;
- делать бизнес более управляемым;
- повышать рентабельность компании;
- улучшать психологическую обстановку в коллективе, налаживать горизонтальные связи;
- экономить ресурсы, расходовать бюджеты более рационально;
- закрепить за каждым работником персональную зону ответственности.
Помимо этого, оптимизация бизнеса преследует и более общие цели: улучшить качество труда и ускорить выполнение планов. Оптимизация бизнеса– не разовое действие, а долгий и комплексный процесс, успех которого заключается в правильном порядке действий (а не только в квалификации исполнителя). Без ясного, продуманного плана нечего и мечтать об успешной оптимизации. Все мероприятия должны проводиться вовремя и систематически.
Суть оптимизации бизнеса: что и как улучшается
Сначала следует уточнить, какие аспекты работы компании являются бизнес-процессами. Редко кто из авторов даёт чёткое определение термину бизнес-процесса, его считают интуитивно понятным (и совершенно зря: у многих он вызывает вопросы, и часто бизнес-процесс даже считают синонимом бизнес-сущности или придумывают другие аналоги этому термину).
Бизнес-процесс – это регламентированный порядок действий ряда работников компании, нацеленный на определённый результат, представляющий ценность для заказчика данного процесса. Заказчиком может быть не только конечный клиент, но и один из сотрудников, работающий с продуктами бизнес-процесса.
Почему речь идёт о нескольких работниках? Потому что плоды труда каждого всегда так или иначе связаны с плодами труда остальных участников команды: поставщику приходится взаимодействовать с продавцом, маляру – с каменщиком и т. д. Бизнес-процессов без участия персонала не существует. Те цепочки действий, которые уже на 100 % автоматизированы, называются технологическими процессами, а это совсем другая категория процессов.
Таким образом, методы оптимизации бизнес-процессов предприятия (BusinessProcessOptimization) можно охарактеризовать как комплекс мер, необходимых для того, чтобы усовершенствовать работу компании в целом или отдельное её направление.
Суть оптимизации бизнеса
Удобнее всего показать оптимизацию бизнес-процесса на практическом примере.
В компании, выпускающей мебель, имеется конструкторский отдел, который отвечает за расчёт параметров изделий с помощью таблиц Excel (они играют роль калькулятора с продвинутым функционалом).
У этого процесса есть слабые места:
- приходится тратить время на распечатку файлов, а затем на внесение информации в компьютер с бумажного носителя;
- закупка бумаги, чернил для принтера, лицензионного ПО и необходимость периодически обслуживать, чинить принтер – это финансовые потери для бизнеса;
- бизнес-процесс невозможно контролировать, так как нет базы для анализа: информации о том, сколько расчётов сделали конструкторы, какова их производительность труда и т. п.
После того как аналитики исследовали этот бизнес-процесс, его длительность удалось сократить вдвое, а количество бумаг – на треть:
- был создан документ в программе 1С, где производились и хранились все требуемые расчёты для мебели;
- результаты тоже сохранялись в базе, и к ним получили доступ все остальные отделы (которым раньше приходилось распечатывать фрагменты таблиц).
Аналогичным образом можно усовершенствовать и более сложный многоаспектный рабочий процесс.
4 правила эффективной оптимизации бизнеса
-
Проанализируйте сложившуюся ситуацию
Для начала надо выявить сильные стороны и уязвимости компании – без этого никакие методы оптимизации бизнеса не сработают. Локализуйте проблему – сформулируйте, какие аспекты деятельности фирмы вызывают у вас беспокойство. Как правило, проблемы лежат в четырёх областях: финансовые расходы, затраты времени, качество продукта, эффективность труда. Скорее всего, ваш бизнес развивается медленнее, чем хотелось бы, именно из-за них.
Опишите работу компании в текущий момент в виде модели «как есть»: сколько персонала работает, каковы затраты и прибыль и т. п.
-
Уточните задачу
Вам предстоит улучшать не ситуацию в целом и не всю компанию, а решать одну конкретную задачу. Определите, какую именно. Например, если небольшая фирма планирует продавать десять комбайнов в месяц, а ей удаётся реализовать только пять, оптимизация бизнеса будет направлена на продажи: их показатели необходимо дотянуть до плановых. Следует проанализировать деятельность фирмы, составить модель «как есть», наметить перспективы и проблемы, а затем сосредоточиться на главной среди них и подобрать методы решения.
-
Внедряйте изменения постепенно
Имейте в виду, что оптимизация бизнеса может растянуться надолго, а в некоторых случаях нужно кардинально перестраивать работу компании, чтобы устранить текущие проблемы, иногдадаже менять направление деятельности. Период перехода на новый стиль и методы работы – тяжёлое испытание для персонала, поэтому желательно разбить оптимизацию бизнеса на этапы и осуществлять их последовательно, а не пытаться изменить всё и сразу.
-
Важность человеческого фактора
Новый порядок работы устроит не всех нынешних сотрудников. Будьте готовы к саботажу и увольнениям, в том числе массовым. Руководитель в подобной ситуации должен объяснять подчинённым, что оптимизация бизнеса выгодна для компании (даже если рабочих мест при этом станет меньше).
ТОП-5 ПОПУЛЯРНЫХ СТАТЕЙ
4 метода оптимизации бизнеса
Не существует панацеи для всех отраслей и любых ситуаций, но уже выработано и опробовано достаточное количество методов оптимизации бизнеса, среди которых можно выбрать подходящий именно вашему предприятию. Главное – сначала всё тщательно проанализировать и выявить актуальные проблемы.
-
Стандартизация
В больших организациях с филиальной структурой часто бывает так, что каждое представительство ведёт документацию по-своему, без единой системы. Это неизбежно приводит к логистическим проблемам и путанице в отчётности, и сотрудники теряют время, выполняя нудные рутинные операции.
Метод оптимизации бизнеса - стандартизация
В этом случае целесообразно создать единые стандарты работы для всех филиалов и подразделений. В компании должны действовать одинаковые требования ко всем, причём это касается не только оформления документов, но и методов выполнения технологических операций. Выработка свода общих правил – первый шаг к стандартизации бизнес-процессов. Важно, чтобы новые стандарты учитывали опыт самой компании и других аналогичных предприятий, специфику деятельности конкретных отделов и всей отрасли.
-
Исключение
В некоторых процессах можно укрупнить фазы выполнения – объединить отдельные этапы между собой. Это упростит и ускорит весь бизнес-процесс.
К примеру, если в компании при найме нового сотрудника принято сначала рассматривать резюме, а затем проводить собеседование в три этапа (с кадровиком, руководителем отдела, директором фирмы), то можно оптимизировать этот процесс, исключив этап интервью с менеджером по кадрам. Вместо этого лучше дать кандидату подробную анкету для заполнения, содержащую все вопросы, интересующие кадровика, и направить кандидата прямо на собеседование с начальником отдела: именно он должен оценивать профессионализм будущего работника и его соответствие должности. Собеседование с директором или собственником бизнеса и вовсе не нужно (кроме случаев, когда организация небольшая или топ-менеджер привык сам решать вопросы найма).
Проанализируйте структуру бизнес-процесса и найдите те этапы, которые можно убрать без ущерба для результата. Главное – не перестараться с оптимизацией и не выплеснуть с водой ребёнка.
