+7 (499) 404-01-35

Заказать звонок

×
+74994040135

Заказать звонок

Методы оптимизации бизнеса
Методы оптимизации бизнеса: чем и как улучшать

Методы оптимизации бизнеса: чем и как улучшать

25 декабря 2020
25.12.2020
Автор: Владимир Сургай
Мы в соц.сетях:

Из этого материала вы узнаете:

Сейчас стало модно использовать методы оптимизации бизнеса, не вникая в суть явных или надуманных проблем. Оптимизация, зачастую, проходит под лозунгом «Надо!», и ни о каком понимании сути происходящего, описании бизнес-процессов речь не идет.

Итог такой оптимизации – еще более запутанные бизнес-процессы, убытки, текучка кадров и, как вишенка на торте, банкротство компании. Прежде чем что-то начинать, необходимо разобраться, как работает механизм, почему он сломался. И только потом для его починки выбирать подходящий инструмент – условную отвертку, чтобы закрутить открутившийся винтик, но никак не молоток для склеивания хрупких деталей.

Цели и задачи оптимизации бизнес-процессов

До того как давать определение оптимизации бизнес-процессов, кратко перечислим функции данной управленческой стратегии, которая становится всё более востребованной. Бизнес-процессы оптимизируют, чтобы:

  • качественнее адаптировать новых сотрудников;
  • составлять более точные прогнозы, планы и проекты;
  • укреплять лояльность и доверие потенциальных покупателей к торговой марке или компании;
  • делать бизнес более управляемым;
  • повышать рентабельность компании;
  • улучшать психологическую обстановку в коллективе, налаживать горизонтальные связи;
  • экономить ресурсы, расходовать бюджеты более рационально;
  • закрепить за каждым работником персональную зону ответственности.

Помимо этого, оптимизация бизнеса преследует и более общие цели: улучшить качество труда и ускорить выполнение планов. Оптимизация бизнеса– не разовое действие, а долгий и комплексный процесс, успех которого заключается в правильном порядке действий (а не только в квалификации исполнителя). Без ясного, продуманного плана нечего и мечтать об успешной оптимизации. Все мероприятия должны проводиться вовремя и систематически.

Суть оптимизации бизнеса: что и как улучшается

Сначала следует уточнить, какие аспекты работы компании являются бизнес-процессами. Редко кто из авторов даёт чёткое определение термину бизнес-процесса, его считают интуитивно понятным (и совершенно зря: у многих он вызывает вопросы, и часто бизнес-процесс даже считают синонимом бизнес-сущности или придумывают другие аналоги этому термину).

Бизнес-процесс – это регламентированный порядок действий ряда работников компании, нацеленный на определённый результат, представляющий ценность для заказчика данного процесса. Заказчиком может быть не только конечный клиент, но и один из сотрудников, работающий с продуктами бизнес-процесса.

Почему речь идёт о нескольких работниках? Потому что плоды труда каждого всегда так или иначе связаны с плодами труда остальных участников команды: поставщику приходится взаимодействовать с продавцом, маляру – с каменщиком и т. д. Бизнес-процессов без участия персонала не существует. Те цепочки действий, которые уже на 100 % автоматизированы, называются технологическими процессами, а это совсем другая категория процессов.

Таким образом, методы оптимизации бизнес-процессов предприятия (BusinessProcessOptimization) можно охарактеризовать как комплекс мер, необходимых для того, чтобы усовершенствовать работу компании в целом или отдельное её направление.

Суть оптимизации бизнеса

Суть оптимизации бизнеса

Удобнее всего показать оптимизацию бизнес-процесса на практическом примере.

В компании, выпускающей мебель, имеется конструкторский отдел, который отвечает за расчёт параметров изделий с помощью таблиц Excel (они играют роль калькулятора с продвинутым функционалом).

У этого процесса есть слабые места:

  • приходится тратить время на распечатку файлов, а затем на внесение информации в компьютер с бумажного носителя;
  • закупка бумаги, чернил для принтера, лицензионного ПО и необходимость периодически обслуживать, чинить принтер – это финансовые потери для бизнеса;
  • бизнес-процесс невозможно контролировать, так как нет базы для анализа: информации о том, сколько расчётов сделали конструкторы, какова их производительность труда и т. п.

Полезные материалы для
увеличения продаж с
вашего сайта!

Много компаний ушло в онлайн и конкуренция значительно выросла. Так как бюджеты у всех ограничены, сейчас особенно важно, чтобы больше посетителей сайта покупали и оставляли заявки, а не уходили к конкурентам.

Поэтому мы подготовили конкретные инструкции, внедрив которые, вы увеличите количество заявок с сайта более чем 2 раза без увеличения бюджетов на рекламу!
surgay

Владимир Сургай

Основатель агентства
интернет-маркетинга TFA,
автор курса “Взлом конверсии”

После того как аналитики исследовали этот бизнес-процесс, его длительность удалось сократить вдвое, а количество бумаг – на треть:

  • был создан документ в программе 1С, где производились и хранились все требуемые расчёты для мебели;
  • результаты тоже сохранялись в базе, и к ним получили доступ все остальные отделы (которым раньше приходилось распечатывать фрагменты таблиц).

Аналогичным образом можно усовершенствовать и более сложный многоаспектный рабочий процесс.

4 правила эффективной оптимизации бизнеса

  1. Проанализируйте сложившуюся ситуацию

    Для начала надо выявить сильные стороны и уязвимости компании – без этого никакие методы оптимизации бизнеса не сработают. Локализуйте проблему – сформулируйте, какие аспекты деятельности фирмы вызывают у вас беспокойство. Как правило, проблемы лежат в четырёх областях: финансовые расходы, затраты времени, качество продукта, эффективность труда. Скорее всего, ваш бизнес развивается медленнее, чем хотелось бы, именно из-за них.

    Опишите работу компании в текущий момент в виде модели «как есть»: сколько персонала работает, каковы затраты и прибыль и т. п.

  2. Уточните задачу

    Вам предстоит улучшать не ситуацию в целом и не всю компанию, а решать одну конкретную задачу. Определите, какую именно. Например, если небольшая фирма планирует продавать десять комбайнов в месяц, а ей удаётся реализовать только пять, оптимизация бизнеса будет направлена на продажи: их показатели необходимо дотянуть до плановых. Следует проанализировать деятельность фирмы, составить модель «как есть», наметить перспективы и проблемы, а затем сосредоточиться на главной среди них и подобрать методы решения.

  3. Внедряйте изменения постепенно

    Имейте в виду, что оптимизация бизнеса может растянуться надолго, а в некоторых случаях нужно кардинально перестраивать работу компании, чтобы устранить текущие проблемы, иногдадаже менять направление деятельности. Период перехода на новый стиль и методы работы – тяжёлое испытание для персонала, поэтому желательно разбить оптимизацию бизнеса на этапы и осуществлять их последовательно, а не пытаться изменить всё и сразу.

  4. Важность человеческого фактора

    Новый порядок работы устроит не всех нынешних сотрудников. Будьте готовы к саботажу и увольнениям, в том числе массовым. Руководитель в подобной ситуации должен объяснять подчинённым, что оптимизация бизнеса выгодна для компании (даже если рабочих мест при этом станет меньше).

4 метода оптимизации бизнеса

Не существует панацеи для всех отраслей и любых ситуаций, но уже выработано и опробовано достаточное количество методов оптимизации бизнеса, среди которых можно выбрать подходящий именно вашему предприятию. Главное – сначала всё тщательно проанализировать и выявить актуальные проблемы.

  1. Стандартизация

    В больших организациях с филиальной структурой часто бывает так, что каждое представительство ведёт документацию по-своему, без единой системы. Это неизбежно приводит к логистическим проблемам и путанице в отчётности, и сотрудники теряют время, выполняя нудные рутинные операции.

    Метод оптимизации бизнеса - стандартизация

    Метод оптимизации бизнеса - стандартизация

    В этом случае целесообразно создать единые стандарты работы для всех филиалов и подразделений. В компании должны действовать одинаковые требования ко всем, причём это касается не только оформления документов, но и методов выполнения технологических операций. Выработка свода общих правил – первый шаг к стандартизации бизнес-процессов. Важно, чтобы новые стандарты учитывали опыт самой компании и других аналогичных предприятий, специфику деятельности конкретных отделов и всей отрасли.

  2. Исключение

    В некоторых процессах можно укрупнить фазы выполнения – объединить отдельные этапы между собой. Это упростит и ускорит весь бизнес-процесс.

    К примеру, если в компании при найме нового сотрудника принято сначала рассматривать резюме, а затем проводить собеседование в три этапа (с кадровиком, руководителем отдела, директором фирмы), то можно оптимизировать этот процесс, исключив этап интервью с менеджером по кадрам. Вместо этого лучше дать кандидату подробную анкету для заполнения, содержащую все вопросы, интересующие кадровика, и направить кандидата прямо на собеседование с начальником отдела: именно он должен оценивать профессионализм будущего работника и его соответствие должности. Собеседование с директором или собственником бизнеса и вовсе не нужно (кроме случаев, когда организация небольшая или топ-менеджер привык сам решать вопросы найма).

    Проанализируйте структуру бизнес-процесса и найдите те этапы, которые можно убрать без ущерба для результата. Главное – не перестараться с оптимизацией и не выплеснуть с водой ребёнка.

  3. 17 источников клиентов на маркетинг, 6 из которых бесплатные

    Одной из самых популярной проблем, с которой сталкиваются начинающие специалисты в маркетинге, это как найти себе адекватных клиентов в достаточном количестве:

    Этап 1. Как найти первых клиентов на свои услуги
    На курсе Взлом Конверсии мы разбираем этот ключевой вопрос в первом модуле, так как каждый участник проходит обучение на собственном проекте, и более половины окупают курс до его окончания.

    Для этого мы подготовили список площадок, из которых можно привлечь клиентов, кроме того, большая часть их них бесплатные.

    Этап 2. Клиенты есть, но они выносят мозг, и лучше было вообще не браться за проект, чем потратить море сил и энергии

    Также у нас есть гайд по проведению консультации с потенциальным клиентом: конкретные вопросы, чтобы выявить клиентов, которые действительно заинтересованы в твоих услугах.

    Владимир Сургай
    Основатель агентства интернет-маркетинга TFA, автор курса “Взлом конверсии”
    Основатель агентства интернет-маркетинга TFA, автор курса “Взлом конверсии”
    «Я убежден, что при желании зарабатывать на маркетинге и достойно жить может каждый, поэтому мне важно помочь вам с первым шагом в этом направлении.»
  4. Изменение

    Анализ проблемного бизнес-процесса покажет вам точки, в которых его можно оптимизировать. Например, замена сырья или материалов, выбор более продвинутых методов обработки – это всё уменьшает себестоимость товара. Но любые подобные изменения должны быть аргументированы и спланированы. Оптимизация бизнеса, каким бы методом она ни велась, ни в коем случае не должна отрицательно сказываться на качестве выпускаемого продукта.

    Метод оптимизации бизнеса - изменение

    Метод оптимизации бизнеса - изменение

    Есть нововведения, нуждающиеся в тестировании перед полноценным внедрением. Это, в частности, сезонное меню в ресторанах: если новые позиции понравятся клиентам, можно переводить их в разряд постоянных. Когда изменения одобрены руководством, их следует внедрять во всех отделениях и службах, включая филиалы (это уже относится к методу стандартизации бизнеса).

  5. Налаживание взаимодействия

    Бизнес-процессы, в которых задействованы несколько разных отделов, тормозятся, если они слабо контактируют между собой. Нехватка взаимодействия между подразделениями нередко становится «болью» крупных фирм: задачи дублируются, люди выполняют одну и ту же работу, результат отдаляется. Это нерационально и убыточно для компании.

    Поэтому важно отладить коммуникацию между рабочими единицами, будь то отделы или сотрудники. Для маленьких организаций хватает классических планёрок, на которых намечаются планы и каждый отчитывается о сделанном. Для более разветвлённых структур в подобных спринтах участвуют лишь руководители отделов, а задачи дублируются в онлайн-сервисах наподобие Monday и Trello, где их видят все работники. Общие корпоративные чаты – ещё один удобный и современный канал общения по текущим вопросам.

Еще несколько эффективных методов оптимизации бизнеса

Нижеприведённые методы оптимизации бизнес-процессов многократно доказали свою эффективность в сокращении издержек и увеличении выгоды. Их применяют топовые компании и корпорации мирового масштаба.

  1. Инжиниринг

    Применительно к бизнесу инжиниринг представляет собой консультации, направленные на нормализацию производства, улучшение сбыта товаров или услуг. Консультации бывают предпроектными (это анализ рынка и подготовка материально-технической базы для производства), проектными (создание архитектурного и генерального планов, оценка вероятных рисков и затрат), постпроектными (подготовка сопроводительных документов, если нужно – организация продаж). Кроме того, существует категория специальных услуг: они зависят их специфики объекта.

  2. Реинжиниринг

    Эта технология приходит на помощь в ситуациях, когда нужно радикально и фундаментально переосмыслить деятельность предприятия. Реинжиниринг позволяет в довольно короткие сроки увеличить эффективность бизнеса (как финансово-экономическую, так и производственно-хозяйственную), сформировать организационную структуру и систему управления. Ключевыми инструментами реинжиниринга являются методы сбора и анализа информации по проблеме, понятные как управленцам, так и консультантам-аналитикам.

    Сущность реинжиниринга как метода оптимизации бизнеса описывается двумя пунктами:

    • описать идеальные условия для производства, в которых оно будет расти и преуспевать;
    • найти максимально безболезненный и простой способ внедрения этой теоретической модели в практику бизнеса.

    Здесь огромную роль играет постоянный контроль за бизнес-процессами: только при его наличии контроля компания будет развиваться и совершенствоваться.

  3. TotalQualityManagement

    Эта общеорганизационная теория была придумана в Японии несколько десятилетий назад. Сущность метода заключается в системном повышении качества всех бизнес-процессов, связанных с производством. Он быстро набрал популярность в Японии и затем был высоко оценен ведущими предприятиями всего мира: с его помощью компания достигает установленных целей в кратчайшие сроки.

    Основной принцип TQM заключается в том, что компании следует совершенствовать не только свой конечный продукт, но также и отношения в коллективе, внутренние связи. Цели – минимизировать количество конфликтов и успешно предотвращать их, сплотить команду;

  4. Метод непрерывного совершенствования

    Этот метод незаменим, когда компания нуждается в повышении своей конкурентоспособности и результативности. Конкурентоспособность растёт благодаря тому, что бизнес лучше адаптируется к меняющимся условиям рынка и оптимизирует производство.

    Оптимизация охватывает бизнес-процессы на всех уровнях, но главные усилия направлены на сотрудников: ставка делается на тех, кто разделяет идеи самосовершенствования и постоянного личностного роста и при этом чётко осознаёт свою зону ответственности внутри компании.

7 частых ошибок оптимизации бизнеса

О методах оптимизации бизнеса написана масса информационных статей и книг, однако предприниматели допускают одни и те же распространённые ошибки раз за разом.

  1. Оптимизировать бизнес импульсивно, под властью настроения

    Типичная ситуация: отдел продаж проваливает все планы уже третий месяц подряд, не дотягивая даже до половины намеченных объёмов. Разгневанный директор увольняет всех, чтобы набрать продажников с нуля. Это не помогает: в отделе теперь не хватает работников, новые участники команды не успели влиться в работу, и показатели остаются такими же низкими.

    Все изменения и нововведения следует тщательно планировать, просчитывая, сколько времени займет оптимизация, насколько трудоёмкой она будет, какое количество персонала потребуется для выполнения рабочих функций в соответствии с новым регламентом. Оптимизация любого бизнес-процесса – это не душевный порыв, а трезвый расчёт.

  2. Полагаться на интуицию

    Реформировать бизнес под влиянием прозрений, интуиции и смутных ощущений – столь же ошибочный путь, как и поддаваться эмоциям. Бизнес –не набор случайных совпадений, которые можно предсказать на кофейной гуще, а целенаправленная спланированная деятельность. Все изменения необходимо предложить руководству и обосновать, опираясь на факты, цифры и статистику. Только те нововведения и методы работы, которые обещают быть эффективными, достойны внедрения.

    Ошибки в оптимизации бизнеса

    Ошибки в оптимизации бизнеса

  3. Контроль каждого действия высшим руководством

    Если топ-менеджеры лично контролируют каждый бизнес-процесс в компании, это говорит о том, что у них нет никакого доверия к подчинённым, а процессы в компании не отлажены. Такой тотальный контроль за каждым работником не только подавляет персонал, но и отнимает массу ресурсов у самих начальников. Следует стандартизировать все обязанности и функциональные роли, чтобы каждый сотрудник знал, что и как он должен делать – тогда не придётся следить за всеми. С саботажем изменений желательно бороться другими методами: денежной мотивацией, тестированием, внутрикорпоративной PR-кампанией.

  4. Неудачное заимствование методов оптимизации бизнеса

    Типичная ошибка руководителей – слепо копировать чужие стандарты работы (особенно у успешных крупных предприятий) без учёта специфики собственного бизнеса. Желание сделать всё так же, как и конкуренты (и получить тот же результат) вполне понятно, но без учёта особенностей работы предприятия это не даст заметного эффекта. Даже методы исследования и оптимизации того или иного процесса должны выбираться исходя из ситуации.

  5. Менять всё фундаментально. На практике оказывается, что многие начальники тяготеют к полной, кардинальной реструктуризации и модернизации, даже если этого не требуется. В результате компания лишается старых бизнес-процессов, которые хоть как-то работали, и не формирует эффективных новых.

  6. Оптимизировать без ясных целей и видения. Если вы не знаете, куда хотите прийти, результаты оптимизации едва ли обрадуют вас.

  7. Нереалистичные цели. Бизнес – это не идеальный процесс из учебника физики, и, как бы вы ни старались, не удастся организовать всё безупречно. Конечно, следует стремиться к идеалу. Но если перфекционизм руководства загоняет персонал в постоянный стресс и лишает мотивации, а текучка кадров не прекращается, то выбор методов оптимизации бизнеса был неудачным.

Всегда учитывайте человеческий фактор. В компании трудятся живые люди со своими способностями, талантами, слабостями и интересами. Всегда задавайте себе вопрос, насколько необходимы любые изменения, и подбирайте работников так, чтобы они могли справиться со всеми возлагаемыми на них обязанностями.


Автор: Владимир Сургай
Теги к статье:

Популярные статьи