Удаленные сотрудники: как изменилась их жизнь с 1 января 2021 года

Удаленные сотрудники работают ничем не хуже тех, что сидят в офисах, это доказанный факт. Мы бы добавили, что они более продуктивно выполняют свои обязанности, потому что находятся в привычной для них обстановке – дома. От этого выигрывает и работодатель, который не тратит на оплату услуг ЖКХ (свет, отопление и проч.), аренду офиса, возможно, доставку и развоз работников.

На эту категорию сотрудников обратило внимание даже государство, внеся поправки в Трудовой кодекс. С 1 января 2021 года любой работодатель может перевести персонал на удаленку, если в этом есть толк. Конечно, официантов и уборщиц это не коснется, а вот менеджеров по продажам, бухгалтеров, программистов и представителей других профессий даже очень. Рассказываем, как правильно перевести работника на удаленку, не ущемляя его в правах.

Отличия удаленных сотрудников от фрилансеров

Сегодня уже никого не удивляет работа в Интернете. Удаленные сотрудники, как и обычные, защищены законом. Трудовой кодекс регулирует взаимоотношения работодателя и дистанционного сотрудника следующим образом:

• между ними заключается официальный трудовой договор о дистанционном сотрудничестве;
• сотрудник получает от руководства задания с определенным ТЗ и сроком выполнения;
• работник должен дать письменное согласие на их выполнение (допускается в электронном виде);
• сотрудник должен выполнять задачи руководства и вносить коррективы в свою работу при необходимости;
• работа удаленного сотрудника должна оплачиваться согласно имеющимся договоренностям.

Дистанционные сотрудники могут состоять в штате компании, а могут работать по временному договору. Так или иначе, в офисе они не находятся, выполняя свои обязанности там, где им это удобно. Они могут совмещать занятость в нескольких компаниях или работать на аутсорсинге.

Отличия удаленных сотрудников от фрилансеров

На какие вакансии удаленные сотрудники могут претендовать? Такой формат работы особенно распространен среди бухгалтеров, ведущих дела малого бизнеса, копирайтеров, редакторов, журналистов, SMM-щиков, SEO-специалистов, переводчиков, пиарщиков, маркетологов, педагогов, IT-шников, дизайнеров, корректоров, верстальщиков, монтажеров, аналитиков, операторов колл-центров, консультантов различных служб поддержки и представителей многих других специальностей.

По сути любой человек, который работает за компьютером и может получать задания и давать обратную связь через Интернет без необходимости лично общаться с коллегами, имеет возможность работать из дома.

Удаленные сотрудники, работа которых может осуществляться из любой точки, выгодны компании. Выгода заключается в том, что можно сэкономить на аренде большого офиса, коммунальных платежах, покупке мебели, оборудования и ПО, нет необходимости посылать штатных работников в командировки в случае, когда необходимые функции может выполнить удаленный сотрудник из региона. Кроме того, иногда компании требуется человек для выполнения эпизодических заданий, и держать его в штате просто нет смысла.

Популярные сферы для удаленных сотрудников

Рассмотрим, в каких сферах чаще всего требуются удаленные сотрудники:

• информационные технологии (программисты, SEO-специалисты, HTML-верстальщики и т.д.);
• финансы (бухгалтеры, инженеры-сметчики, специалисты банковского дела и т.д.);
• торговля (менеджеры по продажам, операторы call-центра и т.д.);
• образование (репетиторы по различным учебным дисциплинам, тренеры, авторы рефератов, курсовых и дипломных работ и т.д.);
• административная деятельность (администраторы сбора заявок и формирования баз данных, расшифровщики текстовых материалов, помощники и т.д.);
• реклама и маркетинг, СМИ (специалисты PR и SMM, копирайтеры, редакторы, сетевые маркетологи и т.д.);
• HR (менеджеры по кадрам, специалисты по подбору кадров и т.д.);
• фотография, видео, дизайн (графические или веб-дизайнеры, видео-операторы и специалисты по монтажу, иллюстраторы, фотографы и т.д.);
• консалтинг (специалисты-консультанты, менеджеры проектов и т.д.);
• прочее (страховые агенты, турагенты и т.д.).

Очевидно, что есть профессии, представители которых никогда и ни при каких обстоятельствах не смогут полноценно работать удаленно. Это, конечно, врачи, работники производств, продавцы в обычных магазинах. При этом есть и те профессии, которые со временем могут и вовсе исчезнуть, или потребность в таких работниках в значительной степени сократится, к примеру, офис-менеджеры и секретари.

читайте также читайте также

Как внедрить товар-локомотив и не распугать клиентов Подробнее

читайте также читайте также

Сегодня переводят на удаленный формат работы даже аккаунт-менеджеров и отделы продаж, считая это экономически выгодным. Потенциал для дистанционной работы есть также у юристов и бухгалтеров крупных компаний. На сегодняшний день эти специалисты завязаны на бумагах, которые необходимо подписывать лично, однако недавняя отмена печатей и переход на электронные способы визирования может ускорить перевод их работы на удаленку.

Плюсы и минусы удаленных сотрудников

В чем позитивная сторона перевода сотрудников на дистанционку для компаний?

• Финансовая выгода (экономия на командировочных расходах, аренде большого офиса).
• Оптимизация рабочего процесса. С помощью современного ПО и интернет-инструментов можно создавать документы, видеть и редактировать которые могут несколько человек, водить конференции и совещания онлайн.
• Работа в онлайн-формате. Многим специалистам просто нет необходимости ездить в офис, тратя на это ресурсы (как свои, так и компании). Гораздо проще перевести их на удаленку.
• Существует огромное количество программ, которые позволяют оперативно взаимодействовать с сотрудниками компании, решать поставленные задачи и делиться результатами работы (Skype, MS Lync, многочисленные мессенджеры, приложения для скриншотов, облачные сервисы хранения информации).
  

  Плюсы и минусы удаленных сотрудников

• Удобство. Особенно это заметно, когда необходимо нанять человека на какой-то конкретный проект и нет смысла принимать его в штат и делать за него отчисления на постоянной основе. Предположим, компании нужно сделать сайт, и она заключает временный договор с программистом и дизайнером на оказание этих видов услуг, а после его исполнения оплачивает работу в соответствии с имеющимися договоренностями. Поддерживать работоспособность сайта также может человек, работающий из дома. Он может войти в штат постоянных сотрудников.
• Уменьшение затрат на заработную плату. Нередко удаленные сотрудники, которых берут на временные проекты, готовы получать меньше своих коллег из офисов, так как конкуренция среди них велика. Особенно это касается новичков, только вступивших в ряды удаленщиков и фрилансеров.
• Быстрый поиск нужных специалистов. Зайдя на профильную интернет-биржу удаленных сотрудников, можно оперативно отыскать работника для конкретного проекта, не тратя время на длительные поиски с помощью крупных HR-порталов.

Для специалистов дистанционный труд может быть как очень выгодным, так и довольно сложным. Не каждый человек, решившийся работать удаленно, понимает, что для этого требуются серьезные навыки самоорганизации. Влекомые свободным графиком и возможностью беспрепятственно перемещаться по миру, люди не всегда отдают себе отчет в том, что удаленная работа –точно такая же, как и любая другая. Она требует вложения времени и сил. Чтобы нормально зарабатывать, им придется, также как и раньше, много времени посвящать профессиональной деятельности, сидя на одном месте за компьютером. Что прежде всего должны иметь удаленные сотрудники? Компьютер, личную ответственность и строгую самоорганизацию.

Необходимо сказать и о минусах удаленной работы и путях решения проблем.

1. Сложности с контролем

   Следить за работой офисных работников несложно. Руководство видит, чем занят человек, выполняет ли он поставленную задачу, можно без проблем узнать, на каком этапе находится проект. Но что делать, если на вас работают удаленные сотрудники? Как контролировать этих специалистов?

   Существуют сервисы, в том числе бесплатные, которые дают возможность планировать работу и контролировать ее продвижение. Сотрудники должны вносить необходимые данные в программу, где руководство их отслеживает.

   К примеру, приложение Trello позволяет управлять проектами небольших групп сотрудников. А специальная программа Project Web App дает возможность посмотреть, какое время понадобилось работнику на выполнение той или иной задачи. Использование такого ПО структурирует деятельность всех участников рабочего процесса, способствует повышению дисциплины труда.

2. Отсутствует постоянная связь с сотрудниками

   В офисе у работников всегда есть возможность обсудить с начальством какие-то текущие вопросы, попросить совета, уточнить нюансы проекта. То есть постоянно поддерживается личная связь, актуальная и для руководства, и для подчиненных. На удаленке выстраивать ее немного сложнее, кроме того, отсутствует некоторая эмоциональная составляющая. Однако существует масса способов делиться информацией и задавать уточняющие вопросы. На помощь приходят мессенджеры, социальные сети и полезные корпоративные приложения.

3. Отсутствует работа в команде

   Корпоративный дух складывается только тогда, когда люди действуют вместе, рука об руку, ежедневно обсуждают рабочие вопросы, «варятся» в коллективе и ежедневной рабочей рутине. При дистанционном формате работы создать корпоративную атмосферу довольно сложно. Но этому способствуют онлайн-летучки или конференции, на которых должны присутствовать все сотрудники, постоянное обсуждение рабочих вопросов. По возможности желательно хотя бы изредка встречаться с людьми в офисе и устраивать корпоративные праздники.

Изменения, коснувшиеся удаленных сотрудников в 2021 году

Учитывая глобальные изменения, произошедшие в мире в 2020 году, удаленные сотрудники стали частью реальности большинства компаний, даже тех, которые не сталкивались с такой формой работы ранее.

Новые правила удаленной работы с 1 января 2021 года

Федеральный закон вносит поправки в главу 49.1 Трудового кодекса, дополняет уже существующие правила удаленной работы, а также определяет особенности взаимодействия дистанционных работников с работодателями. Законом дистанционные работники понимаются, как люди, заключившие трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение обязанностей в удаленном режиме.

Предусматривается две формы дистанционной работы, распространяющиеся на весь срок действия трудового договора — временная и постоянная. В договоре или дополнительном соглашении к нему должна быть прописана продолжительность временной занятости. При этом допускается чередование временной дистанционной работы с выполнением трудовых обязанностей на стационарном рабочем месте (часть 2 статьи 312.1 Трудового кодекса).

Как оформить удаленного сотрудника? Работник и работодатель могут заключить трудовой договор в электронном виде, но, если первый пожелает получить на руки оригинал документа на бумажном носителе, он вправе направить работодателю соответствующее заявление в письменном виде. После получения заявления работодателем у него будет три рабочих дня для того, чтобы отправить дистанционному работнику запрашиваемый документ (часть 2 статьи 312.2 Трудового кодекса).

В договоре либо в локальном акте работодателя должен быть прописан порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в части передачи отчетов о выполнении заданий и поручений, результатах работы.

Если в договоре нет информации о рабочем режиме, графике труда и отдыха, дистанционный сотрудник может действовать по своему усмотрению. При этом время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (часть 6 статьи 312.4 Трудового кодекса). Это значит, что, если общение работодателя и подчиненного увеличивает нормальную продолжительность рабочего дня, это время необходимо учесть как сверхурочную работу и оплатить соответствующим образом.

Компенсация расходов удаленных работников

Работодатель обязан предоставить работнику все необходимое для организации трудового процесса: оргтехнику, программное обеспечение, средства связи и защиты информации. Однако по согласованию с работодателем работник имеет право использовать оборудование и ПО, принадлежащее лично ему. Если он приобрел оборудование за свой счет для использования в процессе работы, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику. Возмещению подлежат и расходы, которые несет работник в процессе трудовой деятельности, к примеру, на мобильную связь и Интернет (статьи 312.6 Трудового кодекса).

Компенсация расходов удаленных работников

Информация о порядке выплат и компенсаций прописывается в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте.

Оговариваются и ситуации, в которых удаленный сотрудник направляется по поручению работодателя в другую местность для выполнения какого-либо задания. В этом случае, согласно статье 166 Трудового кодекса, сотруднику должны быть возмещены расходы на:

• покупку билетов на транспорт;
• съем жилья;
• покупку всего необходимого для проживания вне места постоянного жительства (суточные).

Сюда включаются и прочие расходы, которые работник произвел по согласованию с руководством.

Перевод на дистанционную форму работы без согласия работника

Закон предусматривает возможность в ряде случаев временно перевести работника на удаленку без согласия с его стороны. Согласно новой статье Трудового кодекса (статья 312.9), это может происходить в следующих случаях:

• решение о переводе работников организаций и ИП на дистанционную работу принято органом государственной власти или местного самоуправления;
• катастрофа природного или техногенного характера;
• авария или несчастный случай на производстве;
• пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, любые другие исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения.

Когда срок временного перевода на дистанционную форму деятельности закончится, работодатель обязан предоставить сотруднику компании прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению (часть 5 статьи 312.9 Трудового кодекса).

читайте также читайте также

Прямые продажи: все возможные варианты и золотые правила Подробнее

читайте также читайте также

Существуют ситуации, в которых перевод сотрудников предприятия на удаленку на период чрезвычайных обстоятельств невозможен в силу специфики их работы. В этом случае в отношении таких работников объявляется простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Простой в указанных случаях оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (часть 2 статьи 157 Трудового кодекса).

Сотрудники, которые были переведены на дистанционную форму работы, должны быть ознакомлены с особенностями такого перевода и порядком осуществления своих трудовых функций в удаленном режиме. Для этого работодатели обязаны принять специальный локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, а работники с ним ознакомиться.

Акт о временном переводе работников на дистанционную работу

Если работник переводится на удаленку, вносить изменения в его трудовой договор не требуется, однако порядок перевода и выполнения удаленной работы необходимо прописать в одностороннем акте работодателя. Такой акт, согласно части 3 статьи 312.9 Трудового кодекса, в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

• указание причины перевода на дистанционную работу;
• список работников, которые переводятся на дистанционную работу;
• срок перевода сотрудников на работу в удаленном режиме (он не должен превышать период действия обстоятельства, ставшего основанием для перевода);
• порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием, ПО, средствами связи и защиты информации;
• порядок возмещения дистанционным работникам расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
• рабочий график;
• график и порядок взаимодействия работника и работодателя;
• порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе.

Расторжение договора с удаленным сотрудником

В отношении удаленных сотрудников закон предусматривает два дополнительных основания для расторжения трудового договора.

Согласно статье 312.8 Трудового кодекса, такими дополнительными основаниями являются:

• невыход на связь с работодателем по вопросам, связанным с трудовой деятельностью сотрудника, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (однако в договоре может быть отдельно прописан более длительный период возможного невыхода на связь, и в этом случае ориентироваться необходимо именно на договор);
• переезд работника в местность, где выполнение трудовой функции согласно условиям, прописанным в договоре, становится невозможным (при этом данная норма распространяется только на тех сотрудников компании, которые работают в ней в дистанционном режиме на постоянной основе, а не временно в силу обстоятельств, которые были обозначены выше).

Расторжение договора с удаленным сотрудником

Работодатель не вправе включить в трудовой договор работника дополнительные основания для его увольнения после его подписания сторонами.

Контроль и управление удаленными сотрудниками

Всем нужны удаленные сотрудники, которые будут сознательно выполнять свои обязанности и самостоятельно организовывать свою работу.Однако каким бы ни был коллектив вашей компании, людей важно контролировать. Чтобы команда удаленных сотрудников работала на благо организации в полную силу, необходимо правильно настроить контроль за их работой, определить параметры, по которым будет оцениваться их деятельность.

1. Ставьте четкие цели

   Даже при личном общении поставленная задача может быть понята не в полной мере, что уж говорить о взаимодействии с сотрудниками на удаленке. Старайтесь как можно яснее формулировать то, что требуется от работника, пояснять нюансы, при необходимости прописывать этапы выполнения задания. Человек должен понимать, что от него хотят, и иметь четкий план действий. Стоит убедиться в том, что задание получено и сотрудник без проблем приступил к его выполнению.

читайте также читайте также

Крауд-маркетинг как эффективный метод продвижения Подробнее
читайте также читайте также

2. Организуйте обратную связь

   Чтобы работа была структурирована и нормально организована, важно прописать график взаимодействия руководства и подчиненных. В ходе видеозвонков и конференций можно проконтролировать присутствие человека на его рабочем месте, а также обсудить результаты выполнения задач. Также можно воспользоваться инструментами Google для общего доступа к документам или функцией PrintScreen для периодической демонстрации экрана работника.

3. Установите время, в течение которого сотрудник обязан дать обратную связь

   Наиболее часто используется правило 10 минут, согласно которому удаленные сотрудники должны связываться с руководством не позднее, чем через 10 минут после пропущенного звонка или сообщения. Это правило можно зафиксировать в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Зачастую буквально оно не воспринимается, однако такой временной промежуток должен служить неким ориентиром для работодателя и сотрудника, которые не имеют возможности пообщаться лично. Это организующий момент трудовой деятельности, за нарушение данного правила работнику можно объявить выговор.

4. Используйте технические средства контроля

   Это особенно актуально для контроля менеджеров по продажам, торговых представителей и агентов – словом, тех сотрудников компании, работа которых основана на постоянном проведении встреч и переговоров. Раньше от менеджеров требовали обязательного прикрепления к отчету о проделанной работе фотографий или диктофонных записей. Руководство хотело знать, где в течение дня был сотрудник и чем он занимался. Из-за этого большое количество людей было уволено, однако с другой стороны, показатели региональных сетей значительно улучшились.

   Технический прогресс подарил бизнесу более удобное средство контроля за передвижением работников – специальный трекер. Он представляет собой маленький спутниковый маячок, передающий информацию о местоположении объекта. Сотрудник просто берет прибор с собой, и руководитель может отследить, где он находится.

   

   Используйте технические средства контроля

   По сути трекеры никак не влияют на рост объемов продаж, однако позволяют контролировать сотрудников предприятия, которые работают вне офиса. Как правило, их выдают работникам коллекторских агентств, банков, транспортно-логистических компаний.

   Необходимость ношения такого прибора зачастую не вызывает восторга у людей, однако во избежание недовольства со стороны сотрудников информацию о трекере и порядке его использования стоит прописать в трудовом договоре и должностной инструкции, которые человек подписывает во время приема на работу. Это снимет все претензии и сделает использование прибора законным, а требования по его ношению – обоснованными.

   Отследить местоположение сотрудников можно также с помощью операторов связи, которые предоставляют соответствующие услуги (например, МТС, Билайн, Мегафон). Их система отслеживания определяет местонахождение человека с точностью до пяти метров, а также дает возможность задать интервалы или составить график получения информации о перемещениях объекта. Кроме того, доступна функция формирования автоматических отчетов не только о передвижении, но и о расходе топлива, если сотрудник пользуется автомобилем.

5. Давайте возможность сотрудникам повышать свою профессиональную квалификацию

   Обеспечить отличную работу своих работников можно не только с помощью тотального контроля. Удаленные сотрудники, как любые другие, должны постоянно повышать свою квалификацию, это напрямую влияет на результаты их труда и обеспечивает рост компании.

7 заключительных советов как превратить удаленных сотрудников в сплоченную команду

1. Учитывая, что удаленные сотрудники компании практически не пересекаются друг с другом, создать крепкий коллектив может быть довольно сложно. А ведь от этого во многом зависит общая продуктивность работы. Очень полезно устраивать разноформатные совместные обсуждения рабочих вопросов. Это могут быть видеоконференции, переписка в командном чате и даже периодические встречи в офисе. График этих мероприятий формируется в зависимости от потребностей конкретной компании: раз в день или пару раз в неделю, а может быть, и каждый час. В ходе таких совещаний сотрудники могут поделиться друг с другом опытом, обсудить пробелы в выполнении задач, конкретизировать планы и т.д.

2. Чтобы наладить коммуникацию, можно обсуждать рабочие вопросы по телефону. Это обеспечивает живое общение между сотрудниками компании, благодаря которому люди и чувствуют себя частью большой команды, и которое практически отсутствует при взаимодействии с помощью переписки. Кроме того, проговаривая вслух поставленные задачи, делясь результатами работы, люди лучше понимают друг друга, остается меньше шансов, что информация будет воспринята некорректно.

читайте также читайте также

Преимущества CRM-системы: выделяем основные, не забываем о прочих Подробнее
читайте также читайте также

3. Несмотря на то, что контроль деятельности сотрудников необходим, некоторые из них лучше работают в собственном графике, а постоянная отчетность и необходимость отвлекаться на летучки и совещания добавляют элемент стресса и снижают их личную эффективность. Поэтому в идеале нужен индивидуальный подход к организации рабочего процесса, однако далеко не всегда это представляется возможным, особенно когда речь идет о крупных компаниях.

4. Важно иметь общий чат для сотрудников, работающих дистанционно. Очень полезны современные мессенджеры, позволяющие работникам общаться между собой, обмениваться документами, получать задачи и отправлять отчеты. Благодаря этому люди будут в курсе рабочих процессов и последних новостей.

5. Поддержать корпоративную атмосферу помогут видеозвонки, особенно в важные для сотрудников или компании даты. Это могут быть дни рождения, общие праздники, дни запуска нового продукта, над которым работает вся команда и т.п.

6. Даже если компания предпочитает удаленный формат работы, важно хотя бы иногда собирать сотрудников всех вместе. Корпоративные вечера помогут людям познакомиться поближе, и в дальнейшем общение уже не будет обезличенным.

7. Если есть возможность, полезно проводить корпоративы в неформальной обстановке, к примеру, за городом. В более комфортной атмосфере людям легче раскрыться и проще общаться с малознакомыми людьми.

Автор: Владимир Сургай