Как автоматизировать бизнес и не усложнить жизнь работникам

Так как автоматизировать бизнес несложно, сейчас это пытаются сделать все, кому не лень и не жалко денег. И неважно, что некоторые автоматизированные бизнес-процессы лишь усложняют жизнь сотрудников, ведь теперь это модно. Внедрять что-то нужно, когда это действительно необходимо, облегчает труд, сокращает время. И автоматизация может это сделать.

Если ничего из перечисленного выше не удалось получить после автоматизации бизнеса, это еще не промах. Есть еще одна попытка исправить положение – исключить распространенные ошибки, которые совершает каждая вторая компания. Эти «грабли» и многое другое описаны в нашей статье.

Задачи и преимущества автоматизации бизнеса

Что подразумевается под автоматизацией бизнеса? Использование современных специализированных информационных систем, программ и оборудования для выполнения стандартных бизнес-задачи операций (в полном объеме либо частично). Что это дает? Рост производительности труда, новые возможности для применения управленческих стратегий (за счет освободившихся материальных и кадровых ресурсов).

Принимая решение автоматизировать бизнес-процессы, следует иметь представление о том, какие ставятся при этом задачи:

• поддержание жизнедеятельности предприятия во всех сферах (производственной, учетной и контролирующей);
• формирование необходимой для партнеров документации (коммерческих предложений, актов выполненных работ, накладных, счетов-фактур);
• оперативное предоставление отчетности по любым процессам (за необходимый временной отрезок);
• снижение кадровых издержек, автоматизация рутинных процессов и освобождение за счет этого рабочего времени;
• освобождение важных бизнес-процессов от воздействия «человеческого фактора», которое нередко носит негативный характер;
• обеспечение надежной сохранности ценной информации;
• большая результативность в работе с клиентами за счет улучшения качества обслуживания.

Автоматизация бизнеса

Зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы? Потому что это, несомненно, позволит качественно улучшить и управление на предприятии, и сам выпускаемый продукт. Вот какие плюсы дает автоматизация:

• Информация обрабатывается быстрее, а повторяющиеся задачи выполняются на автомате.
• Применяемые технологии и сам бизнес выглядят прозрачнее.
• Персонал работает слаженнее, а значит, качественнее.
• Большие объемы данных легко контролируемы.
• Ручные виды работ перекладываются на машины.
• Управление становится более точным и эффективным за счет снижения числа ошибок.
• Одновременно может решаться большое число задач.
• В стандартных ситуациях принимаются быстрые и оптимальные решения.

Благодаря автоматизации бизнеса в распоряжении руководителя оперативно появляются подробные отчеты о состоянии дел в компании. Это дает возможность эффективнее организовывать и контролировать управленческие и производственные процессы.

4 примера автоматизации бизнеса

Чтобы было проще понять, как автоматизировать бизнес и что это дает, лучше рассмотреть процесс на нескольких конкретных примерах. Пусть в данном случае речь пойдет о сфере оптовой торговли.

1. Процесс продаж.

   Как приходилось взаимодействовать с поставщиком раньше? Вы отправлялись к нему на встречу, о чем-то договаривались, записывали его номер телефона в блокнот, а затем снова ехали к себе в офис (составлять коммерческое предложение).

   Что дальше? По дороге вы переговорили с кучей людей, решили ряд вопросов, в итоге клиенту перезвонить забыли (потому что после напоминания об этом звонке в блокноте уже добавилось десять срочных дел), бегом написали коммерческое предложение и обратно к клиенту. Потом отдельно везете договор, а затем еще раз надо съездить, чтобы забрать деньги.

   читайте также читайте также

   

   Как настроить Upsell в интернет-магазине Подробнее

   читайте также читайте также

   Теперь можно автоматизировать эти бизнес-процессы и удаленно решать любые вопросы. Достаточно открыть карту клиента и там найти все данные по переговорам, контакты и прочее. Плюс вы не забудете о важных задачах, потому что на них выставлены напоминания.

2. Система логистики.

   Еще не так давно складские запасы пополнялись исключительно интуитивно. Вы примерно видели, какие товарные позиции продаются лучше, и делали по ним дополнительные закупки. Однако нередко случается, что всем вдруг резко понадобилось одно и то же, а достаточного количества товара нет. Результат – ряд упущенных сделок либо постоянные лишние расходы на хранение.

   Внедрение современных систем складского учета решает проблемы подобного плана. У вас всегда будут точные данные о том, какие клиенты, как часто и что именно покупают. Спрос становится легко прогнозируемым, а значит, и закупки планировать проще.

3. Организация маркетинга.

   В чем еще не так давно заключалась рекламная деятельность? Развесить вдоль дорог баннеры, купить базу электронных адресов (непонятного происхождения) и рассылать по ней свои письма. Плюс еще проплатить холодные обзвоны и услуги промоутеров (когда ваш продукт «впихивают» всем подряд, без разбору).

   А потом вы смотрите, растет ли выручка. Если да, значит, действуете правильно. На этом все.

   

   Организация маркетинга

   Теперь же можно автоматизировать любые бизнес-процессы, в том числе и маркетинг. Вместо того чтобы впустую тратить силы на холодную бесперспективную базу, вы можете транслировать свою рекламу лишь на ту часть аудитории, которой вы заведомо интересны, персонализировать рассылки и получать хорошую отдачу. И видеть, насколько эффективен каждый канал, отслеживая взаимодействие с клиентом от момента знакомства до заключения сделки.

4. Бухгалтерский учет.

   Без автоматизации вся нагрузка ложится на плечи бухгалтеров, которые к концу каждого отчетного периода вынуждены чуть ли не ночевать на работе.

   Сделать действительно нужно очень много: посчитать почасовую выработку за месяц всем сотрудникам, зарплату для них, отнять налоги (предварительно высчитав), составить каждому расчетный лист, выдать деньги (опять же, все считалось вручную). Добавьте сюда больничные листы, командировки, отпуска – все это не забыть учесть. Параллельно необходимо вести отчетность, плюс налоги, проверки, и так по кругу, от текущего периода к следующему.

   Но стоит автоматизировать бизнес процессы, и целый ряд задач решается в течение нескольких минут. Все бухгалтерские расчеты и внесение данных в базы производятся в автоматическом режиме.

   Зарплаты рассчитываются нажатием одной кнопки, то же самое и с отчетностью, переводом зарплатных и налоговых сумм. А процесс оформления договоров (с указанием счетов для клиентов) бухгалтерии вообще никак не касается.

Варианты автоматизации бизнеса

На сегодняшний день мировая экономика находится в кризисной ситуации, и в области автоматизации бизнес-процессов приходится несколько пересматривать приоритеты. Вот что сейчас наиболее актуально:

• Применение потенциала облачных технологий. То есть компания может не обзаводиться собственным сервером, что позволяет значительно экономить финансы. Это отличная возможность автоматизировать бизнес-процессы именно для малого бизнеса.
• Внедрение автоматизации в маркетинг. Имеется в виду активное использование CRM-систем, BI-систем, автоматических инструментов для демонстрации контекстной рекламы.
• Активное использование М2М технологий (MachinetoMachine), то есть взаимодействия между машинами. Сейчас многие бизнес-процессы и оборудование настолько сложны, что зачастую человек не всегда может реагировать на ситуацию оперативно. И тут имеет смысл минимизировать необходимость вмешательства людей в работу машин.

• Внедрение механизмов bigdata. Это сложный и дорогостоящий инструмент бизнес-аналитики, работающий с большими объемами данных. Оборудование такого класса доступно для использования, пожалуй, лишь крупным компаниям.
• Автоматическая обработка данных по бизнес-процессам в режиме real-time (в реальном времени). Это тенденция на ближайшее будущее, и новейшие системы автоматизации будут способны полностью синхронизировать все бизнес-операции.

Критерии выбора сервиса автоматизации бизнеса

Итак, вы приняли решение автоматизировать бизнес. Но как выбрать подходящее именно вам программное обеспечение? Варианта два:

• остановиться на каком-либо стандартном продукте;
• запустить программное обеспечение, разработанное специально для вашего бизнеса.

Первый вариант проще и дешевле. Однако будьте готовы к тому, что далеко не каждый типовой набор ПО можно «подогнать» под параметры своего предприятия. Функционал многих программ не так уж широк, имеет мало дополнительных настроек, а иногда их и вовсе нет. Кстати, облачных сервисов все это тоже касается.

Выбор сервиса автоматизации бизнеса

Поэтому при выборе ПО вот каким вопросам обязательно следует уделить внимание:

• Какие именно бизнес-процессы вы хотите автоматизировать?
• Достаточно ли у выбранной программы функционала для реализации намеченных задач?
• Получится ли донадстроить систему до необходимого вам уровня?
• Можно ли будет, не отключая систему, вносить в нее изменения, если это понадобится (при изменениях в вашем бизнесе и его процессах)?
• Удобно ли в целом данное ПО в эксплуатации?
• Интегрируется ли выбранная программа с уже задействованными у вас автоматическими системами и сервисами?
• Кто конкретно отвечает за техподдержку, и каким образом вы будете взаимодействовать с этой службой?
• Во сколько обойдется выбранное ПО и его техническое обслуживание?

читайте также читайте также

Эффективное управление компанией: цели, задачи, методы Подробнее

читайте также читайте также

Сами вы вряд ли достаточно во всем этом разбираетесь, поэтому тут лучше проконсультироваться с самим разработчиком ПО (с компанией-вендером). Опять же, поговорите с коллегами, возможно, они смогут поделиться полезным опытом. Но помните при этом, что не всегда вы услышите объективное мнение, ведь в каждом бизнесе свои нюансы. И сами отрасли неодинаковы, и предприятия разные по размеру, и ERP-системы они могли использовать очень отличающиеся. Поэтому не факт, что получится сложить цельную картину по всем продуктам, опираясь на мнение других, ведь в вашем бизнесе тоже свои особенности и условия.

Плюс для каждого предприятия следует выбрать что целесообразнее –внедрить систему ERP или автоматизировать определенные бизнес-процессы.

Пошаговая инструкция автоматизации бизнес-процессов

Шаг № 1. Продумываем содержание бизнес-процессов.

В качестве примера можно выделить несколько самых распространенных действий, которые обычно выполняют сотрудники любой компании:

1. Оператор составляет список заказов, внося в него постепенно поступающие заявки.

2. Каждый заказ обрабатывает менеджер, проводит все согласования и формирует счет к оплате.

3. Бухгалтер видит, что оплата прошла, и переводит заказ в производственный отдел.

4. На производстве заказ выполняется в соответствии со всеми требованиями.

5. Менеджер передает готовый заказ клиенту.

С виду все просто, но в реальности на каждом этапе возможны осложнения, которые нельзя пропустить и оставить без внимания. И тут на помощь руководителю приходят автоматизированные системы, которые берут на себя львиную долю рутинных работ. К примеру, в каждом из перечисленных пунктов обязательно присутствует момент обработки каких-либо данных. Так почему бы не свести их в единую базу и не упростить процесс?

Первыми следует автоматизировать бизнес-процессы, которые вызывают наибольшие трудности.

Обязательно следует назначить, кто из сотрудников будет отвечать за реализацию того или иного процесса, а кто – осуществлять контроль. Это позволит оперативно замечать проблемы и решать их.

Плюс следует позаботиться о том, чтобы все участники автоматически получали всю необходимую информацию по проекту (от начала и до конца работы над ним) и срокам его реализации.

Шаг № 2. Сводим данные в таблицы.

Для любого предприятия данные, касающиеся его работы, это, несомненно, большая ценность, и обращаться с ними нужно соответствующим образом. Ведь большие суммы денег принято хранить в сейфах и банках, верно? Точно также и с информацией. Все данные должны быть упорядочены и надежно защищены. Это значительно упрощает их использование, что, в конечном счете, влияет на результаты работы компании в целом. И тут следует ответить на два вопроса:

• Какие именно данные использует компания в своей работе?
• Отталкиваясь от каких параметров, следует их систематизировать?

В рассматриваемом примере, чтобы привлечь к сотрудничеству клиента, необходимо иметь его контактные данные и историю предыдущих взаимодействий. Для принятия управленческих решений нужны личные данные сотрудников, их контакты и перечень выполненных ранее заданий. Чтобы «отработать» заказ, исполнитель должен видеть выдвинутые по нему условия и сроки исполнения. И оплату по счетам проще отслеживать, если они сведены в единый документ.

В итоге вырисовываются четыре таблицы с данными, в каждой из которых формируются нужные поля для заполнения. В «Заказчиках» они могут быть такими: имя (название), номер телефона, адрес, реквизиты, контактное лицо. В «Сотрудниках компании» – фамилия, имя, занимаемая должность, номер телефона, с какого времени работает в компании, оклад. В «Заявках» должен быть описан сам заказ, его текущий статус, сроки исполнения, ответственное лицо. А в «Счетах» – название фирмы-заказчика, сумма (с НДС и без него), какая часть счета уже оплачена, а какая еще нет.

Работа с таблицами

Важный момент при работе с таблицами – оперативное внесение данных в них, чтобы любая информация всегда была доступна.

Не старайтесь создать побольше таблиц по принципу «вдруг пригодится». Формируйте сначала те, что действительно нужны, тестируйте их, вносите изменения, и в процессе работы добавляйте другие.

Чтобы эффективнее автоматизировать бизнес-процессы, вводите связанные поля. Они заполняются на автомате, и вам не нужно будет вручную переносить данные из одних таблиц в другие.

Шаг № 3. Предоставляем возможность доступа.

Не нужно делать так, чтобы доступ ко всем видам данных всегда был открыт. Во-первых, это неразумно с точки зрения безопасности. А во-вторых, лишний большой поток информации отвлекает сотрудников от работы.Поэтому задайте себе два вопроса:

• Какие именно группы сотрудников задействованы в бизнес-процессах?
• Какая именно информация необходима каждой из этих групп?

Что это могут быть за группы, и как они работают с данными? Например, каждый менеджер занимается лишь своим клиентом, а руководителю необходимо видеть картину по всему отделу. То есть таблица «Клиенты» должна быть доступна начальнику целиком, а менеджерам только определенные строки.

читайте также читайте также

Самые интересные примеры креативной рекламы и советы по ее созданию Подробнее

читайте также читайте также

Какие-то из групп не просто просматривают информацию, но и редактируют ее. Бухгалтерии, например, необходима возможность корректировать оплату.

Таким образом, следует определить, какие поля и каким группам должны быть доступны для просмотра либо редактирования. Ко всему прочему доступ необходимо ограничить.

Также нужно определить, у кого будет возможность добавлять или удалять данные, экспортировать их, просматривать отчеты (или вносить в них изменения).

Шаг № 4. Создаем шаблоны.

Для автоматизации бизнес-процессов большим плюсом станет наличие шаблонов для стандартных документов, которые менеджерам приходится заполнять чаще всего. Это, к примеру, счета, где в одинаковые образцы вносятся лишь разные суммы и списки товаров или услуг. И тут следует выявить:

• Какие виды документов используются постоянно.
• Какие данные для них можно взять из имеющихся в работе таблиц.

Постарайтесь, чтобы как можно больше позиций в шаблоне могли заменяться на автомате. Тогда и у сотрудников появится больше времени для другой работы, и в документах вероятность ошибок сведется к минимуму.

Если для шаблона требуются данные, которых в таблицах нет, просто добавьте новые поля и собирайте необходимую информацию.

Проштудируйте тексты используемых договоров. Какими бы они ни были сложными, их можно подогнать под общий шаблон, внести дополнительные условия, объединить их и составить один договор вместо нескольких.

Шаг № 5. Организуем рассылки.

Как автоматизировать бизнес-процессы, связанные с рассылками?Ведь вы общаетесь с клиентами посредством e-mail и мессенджеров? Напоминаете об акциях, отправляете поздравительные открытки и т.д.? И если все это делать вручную, то на другую работу у менеджеров просто не останется времени. Для автоматизации рассылок необходимо выяснить следующее:

• Как часто у вас возникает необходимость делать рассылки (зависит от появления интересных новостей), и в какое именно время.
• Когда предпочтительнее пользоваться e-mail, а когда СМС.

Итак, выбрали способ отправки и частоту. Далее следует продумать текст и оставить в нем места, которые будут дополнены системой. Здесь будьте внимательны, чтобы смысл сообщения не терялся, после того как программа на автомате впишет в него мужское либо женское имя (например) или еще какие-то данные.

Тут еще очень важно, чтобы адресат не чувствовал шаблонности ваших писем. У него должно создаваться впечатление, что вы проявили внимание лично к нему. Можете за образец взять письма, которые рассылали когда-то вручную, до того как начали автоматизировать бизнес-процессы.

читайте также читайте также

Аудит отдела продаж: как и когда проводить Подробнее

читайте также читайте также

Не старайтесь включить в письмо больше картинок и файлов (особенно тяжелых). Часто пользователи отключают дополнения, поэтому попросту всего этого не увидят. Весь упор следует сделать на содержательность текста. При этом помните, что существуют спам-листы, и чтобы в них не оказаться, дайте получателям возможность в любой момент отказаться от рассылок. Важно, чтобы кнопку или ссылку для этого не приходилось долго искать, она должна быть заметна сразу.

Еще один важный момент: на сервере установлено допустимое количество отправлений в час (на платных серверах) или даже в минуту (на бесплатных). То есть с вашего аккаунта может уйти ограниченное число писем, а после он блокируется. Поэтому заранее разбейте все материалы для рассылок на несколько серий.

Не «заваливайте» пользователей большим потоком рассылок. Это действует на нервы. Да и потом, когда идет частая отправка одного письма за другим, вряд ли в каждом из них содержится такая уж ценная информация. А если вы действительно уверены в том, что спланировали отправку грамотно, то заранее оговаривайте с получателем частоту. К примеру: «Подпишитесь на нашу еженедельную рассылку и будьте в курсе новинок…».

Шаг № 6. Продумайте систему напоминаний.

В процессе работы ваша база данных будет постоянно пополняться. И тут важно, чтобы все сотрудники (даже если они находятся в филиалах в других регионах) оперативно получали информацию об обновлениях. Автоматическая система напоминаний позволит каждому менеджеру эффективно подключаться к работе в нужный момент. К примеру, как только в таблице появится новый заказ, информацию об этом должен получить исполнитель. Сами напоминания могут приходить на e-mail либо через СМС или просто высвечиваться на рабочем столе.

Как автоматизировать бизнес-процессы, связанные с напоминаниями? Выясните для своей компании:

• О чем именно следует уведомлять менеджеров?
• В какой форме лучше представлять напоминания?

Это зависит от того, какие именно действия выполняет сотрудник в процессе работы. Оповещения могут быть такими: «У вас появилась новая заявка», «Истекает срок выполнения заказа», «Статус заказа поменялся».

Система напоминаний

И пусть напоминания содержат больше конкретики. К примеру, вместо «Статус заказ поменялся» лучше написать подробнее: «Статус заказа № 55 поменялся с Х на Y».

Следите, чтобы напоминания касались только важных моментов и рассылались именно тем, кто непосредственно должен на них реагировать. «Завалы» из лишних скопившихся сообщений будут только мешать работе.

Шаг № 7. Вводим расчеты.

Формулы очень часто используются компаниями для всевозможных расчетов, вне зависимости от рода деятельности. Взять хотя бы одну из самых популярных: «Сумма = Количество x Цена». Но часто приходится подключать логику, производить более сложные расчеты и применять не такие уж простые формулы.

Эту часть бизнес-процесса тоже можно автоматизировать, и тогда программа сама по заданным формулам будет высчитывать определенные показатели и вставлять их в нужные поля таблиц. Для этого выясните следующее:

• В какие именно таблицы необходимо будет включить поля с вычисляемыми показателями.
• Какие формулы будет использовать программа.

Останется лишь внести в систему исходные данные, и она сама будет все высчитывать. Это позволит избежать массы ошибок, которые неизбежны при ручном выполнении данных операций.

читайте также читайте также

Как подключить push-уведомления: пошаговая инструкция Подробнее

читайте также читайте также

Для начала переведите в автоматический режим расчеты, которые уже выполнялись раньше, а результаты по ним теперь хранятся в Excel или где-то еще.

Начинайте с самых простых, постепенно разбирайтесь, как работает автоматизация, и переходите к более сложным вычислениям.

Данные можно брать из всех связанных между собой таблиц, а не только из той, которую вы на данный момент заполняете.

Шаг № 8. Формируем отчеты.

Кто-то скажет, да, есть конечно смысл автоматизировать бизнес-процессы, но причем тут отчеты? Разумеется, их все всегда составляют для каждого отчетного периода. Но здесь суть в том, что автоматические системы способны генерировать отчеты мгновенно. То есть, кроме того, что все данные у вас упорядочены и надежно хранятся, вы еще и получаете к ним доступ в любую секунду. Поэтому автоматизация отчетности действительно необходима. Для начала определите вот что:

• Какие сведения вам нужны в моментальных отчетах.
• Какая форма для изучения данных для вас будет удобнее.

Параметры, доступные для изменения, установите сами. Это может быть отрезок времени (за который вам нужен отчет) или конкретные отделы и т.д.

Не старайтесь «впихнуть» в моментальные отчеты как можно больше данных. Это должны быть основные сведения, по которым можно быстро оценить ситуацию и оперативно принять необходимые меры.

Чтобы отчеты смотрелись нагляднее, можно представлять их в схематическом или графическом виде.

Ошибки автоматизации бизнеса

В целом можно выделить три основные ошибки:

1. От автоматизации нет в итоге никаких плюсов. Процессы не становятся проще, да и прибыль не растет.

2. В процессе не участвуют активно обе стороны. Заказчик дает задание исполнителю, и на этом взаимодействие заканчивается.

3. Автоматизация для конкретного бизнеса не подходит или даже не нужна.

Что касается третьего пункта, то есть реальный пример, его подтверждающий: из филиалов одной крупной компании время от времени приходили в головное управление запросы, что неплохо было бы внедрить автоматизацию некоторых процессов.

Руководство не считало это целесообразным, однако каких-то усовершенствований все же хотелось. Поэтому в какой-то момент решили автоматизировать процесс выдачи бумаги. Но вот незадача: оказалось, что в производственном процессе бумага вообще не используется. Просто начальство было не в курсе.

Бывают и промахи попроще. К примеру, решили автоматизировать бизнес, но ошиблись со сроками реализации задачи, или цена оказалась не такой, как ожидали.

Автор: Владимир Сургай