Обязанности менеджера по управлению проектами

Обязанности менеджера проектов могут отличаться в зависимости от сферы деятельности компании, где работает человек. Но, справедливости ради, отличаться они будут не слишком значительно, ведь стоящие перед специалистами задачи по большому счету однотипны.

Главная из них – сделать так, чтобы на пути реализации проекта встретилось как можно меньше препятствий. Те же, которые миновать не удастся, менеджер обязан уметь аккуратно обходить или даже грубо ломать, решая тем или иным способом возникающие проблемы.

Особенности работы менеджера проектов

В нашей стране к должности проектного менеджера относятся неоднозначно. Чаще всего, к примеру, в стартапах, этот специалист имеет не одну, а множество функций. В ряде организаций обязанности менеджера проектов выполняет другой сотрудник. Так или иначе, но большинство руководителей недооценивает этих специалистов, не осознавая объем работы и то, насколько она важна. В результате можно встретить гибридные вакансии. Например, проект-менеджер, одновременно наделенный функциями системного аналитика.

Однако руководить проектами достаточно сложно. Настоящий профессионал в данной области никогда не будет скучать. Project manager полностью занимается проектом: инициирует его, планирует, исполняет, контролирует и завершает.

Особенности работы менеджера проектов

Работа проектных менеджеров носит командный характер, поэтому такой специалист коммуникабельный, легко находит общий язык с коллегами. Занимая эту должность, сотрудник должен взаимодействовать с разными людьми, культурами, легко находить выход из самых сложных ситуаций. Поэтому одно из ключевых качеств такого специалиста – гибкость, чтобы можно было эффективно создавать команду, выстраивать рабочие отношения и осуществлять контроль работы подчиненных.

Успешный проектный менеджер – это лидер, коллега и в то же время руководитель. Если возникнут сложности, коллектив обратится прежде всего к этому специалисту, который должен быстро принять верное решение. Занимаясь такой работой, профессионал будет всегда находиться в тонусе и никогда не потеряет интерес к своей деятельности.

В должностные обязанности менеджера проектов входят как формальное, так и неформальное взаимодействие. Такой сотрудник должен разбираться в психологии, понимать, какие «боли» есть у клиентов, что ожидают от него подчиненные.

Именно он является связующим звеном между конкретным проектом и миром бизнеса, клиентами. Поэтому от эффективности его работы зависит то, будет ли проект успешным или же нет. Кроме того, проектный менеджер в ответе за те ошибки, что допустили его подчиненные, он должен разбираться в том, почему недовольны покупатели. Поэтому такому специалисту нужно не просто профессионально руководить проектом, но и следить за тем, чтобы его коллеги правильно выполняли свою работу.

Требования к данной профессии постоянно меняются, поэтому специалист должен непрерывно развиваться. Если вам нравятся перемены, то вы никогда не будете скучать на этой должности. В любой момент можно сменить вид проекта, команду и даже отрасль, а также процессы и инструменты, чтобы сделать работу более эффективной.

Все проекты отличаются друг от друга. Однако важно наработать бесценный опыт, чтобы легко находить выход из проблемных ситуаций, уметь принять верное решение в затруднительном положении.

Стоящие перед менеджером проектов стратегические и тактические задачи

Основные обязанности менеджера проекта – доведение идеи до реализации в указанный срок с помощью имеющихся ресурсов. Несмотря на то что такая работа может показаться простой и легкой, профессионалу приходится решать сложные задачи.

1. Стратегические задачи

   К примеру, необходимо создать веб-сайт. Проектный менеджер при разработке стратегического плана должен учитывать интересы следующих сторон:

   • Заказчик. Важно, чтобы получившийся продукт устраивал заказчика, в противном случае ответственность за плохо сделанную работу будет лежать на проектном менеджере.
   • Фирма. Проект должен быть прибыльным. Необходимо экономить бюджетные средства, поскольку если заказчик понесет убытки, например, из-за того, что были сорваны сроки, обвинения падут также на данного специалиста.
   • Команда. Когда специалист не может мотивировать команду, появляются конфликтные ситуации, отсутствует профессиональное развитие. Отвечать за это также будет проектный менеджер.

2. Тактические задачи

   Project manager должен создать план разработки веб-сайта, набрать команду профессионалов, выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы сроки не срывались. При этом важно понимать, что в план можно вносить корректировки либо строго следовать ему, все зависит от ситуации.

   В обязанности менеджера по управлению проектами входит:

   • Выявлять потребности клиента, предлагая ему необходимый функционал. Проектный менеджер должен понимать, почему дополнительные функции не нужны на конкретном этапе разработки.
   • Заниматься обработкой задач, делить их на подзадачи и поручать их исполнение другим участникам команды, следить за соблюдением сроков.
   • Иметь видение проекта полностью, отслеживать, на каком этапе находится его реализация, проверять, что команда в своих действиях придерживается разработанного плана.
   • Видеть все возможные риски. Проектный менеджер должен быть готов ко всему, иметь необходимые ресурсы для решения проблемной ситуации.

Например, заказчик может отправиться отдыхать, в результате сроки согласования будут сорваны. После этого он примет решение добавить на сайт дополнительный функционал. При этом бюджетных средств на реализацию задуманного будет недостаточно. В результате придется потратить огромное количество времени и денег на работу, однако заказчик будет требовать от проектного менеджера сделать все возможное, чтобы уложиться в сроки и бюджет, что заведомо невыполнимо.

Разрешение подобных критических ситуаций – одна из обязанностей менеджера проекта. Необходимо предусмотреть все возможные варианты развития событий, из-за которых могут быть сорваны сроки реализации задуманного и потребуются крупные вложения. Если безответственно подойти к работе, идея никогда не станет реальностью.

Однако такое положение дел не должно пугать менеджера проектов, снижать мотивацию. Это – рабочая ситуация, с которой опытный специалист легко справится.

Функциональные обязанности менеджера проектов

1. Сформулировать идею проекта

   Заказчик нанимает проектного менеджера, чтобы реализовать идею. На этом этапе профессионал должен провести переговоры, чтобы узнать требования заказчика и приступить к запуску проекта.

2. Начать работать

   На этом этапе обязанности менеджера проектов следующие:

   • создать проект и описать его суть;
   • обозначить цели, задачи и стратегию реализации;
   • расставить приоритеты, создать план действий;
   • собрать команду, делегировать обязанности и назначить ответственных;
   • разработать и согласовать контент-план;
   • установить дедлайн и согласовать его.

   Клиент должен определить общие сроки, к примеру 12 месяцев или полгода. Задача проектного менеджера – установить сроки достижения конкретных задач.

   

   Функциональные обязанности менеджера проектов

3. Реализовать проект

   В своей работе проектный менеджер должен учитывать специфику отрасли, от этого зависят его прямые обязанности и задачи, среди которых могут быть:

   • Представлять компанию при связи с заказчиком. Данную функцию придется выполнять на всех этапах работы. При этом проект-менеджер должен выслушивать жалобы, готовить отчеты, вносить изменения в план, разбираться в специфике бизнеса заказчика, знать ЦА и конкурентов.
   • Работать с командой: находить выход из конфликтных ситуаций, осуществлять контроль за работой всех отделов, производить перераспределение обязанностей, чтобы сотрудники трудились максимально эффективно, мотивировать наиболее активных, проводить собрания и планерки.
   • Взаимодействовать с руководством, информировать о появлении проблемных ситуаций, согласовывать наем специалистов, утверждать бюджет.
   • Проводить анализ рисков, внутреннего климата в компании, качества выполнения работы, понимать, насколько эффективно реализуется проект, каковы доходы и расходы, соблюдаются ли сроки.
   • Производить закупку всего необходимого, обеспечивать сохранность техники и материалов.
   • Сообщать команде об обновлениях и инновациях в вашей области, предоставлять доступ к новой информации.
   • Продумывать решение возможных проблемных ситуаций.
   • Вносить корректировки в графики, планы, изменять сроки сдачи.
   • Взаимодействовать со средствами массовой информации, мониторить СМИ.
   • Демонстрировать и рассказывать о проделанной работе, достижениях команды по всем пунктам плана, сообщать о том, что еще необходимо сделать, чтобы добиться поставленной цели.

   Опытные проектные менеджеры знают, что обстоятельства могут быть непредвиденные. В ряде случаев приходить выполнять работу за другого сотрудника, особенно когда ситуация экстренная, что бывает нечасто.

4. Завершить проект

   Последний этап включает в себя утверждение проекта и подведение итогов. Когда клиент одобрит результат проделанной работы, обязанностью менеджера проекта является передача заказчику всей документации.

3 группы навыков менеджера проекта

Когда заказчик ищет сотрудника на должность проект-менеджера, к кандидатам выдвигают в качестве основного требования наличие высшего образования в области управления проектами. Также можно пройти краткосрочные курсы, которые длятся не более 12 месяцев. Но, кроме образования, для успешной работы необходимо иметь большой опыт в данной сфере. В противном случае сотрудник не сможет успешно реализовать проект. Какие навыки необходимо приобрести проектному менеджеру, чтобы приступить к профессиональной деятельности?

1. Навыки для себя

   • Специалист должен задавать уточняющие вопросы, чтобы у него сложилась полная картина того, чем необходимо заниматься.
   • Способность справляться с трудностями, даже когда остальные не поддержали вашего решения, не терять веру в свои силы.
   • Умение быть многозадачным, эффективно распределять нагрузку, выставлять приоритеты, принимать оптимальные решения в постоянно меняющихся условиях, под давлением.
   • Стремление решать сложные и нестандартные задачи.
   • Умение мыслить критически, чтобы можно было находить верное решение.
   • Устойчивость в стрессовых ситуациях.

2. Навыки для командной работы

   • Оптимистичность. Даже если ситуация сложная, менеджер проекта должен мотивировать команду, поддерживать боевой дух у заказчика, не заражая их негативом.
   • Пунктуальность.
   • Способность к оценке того, насколько поставленные задачи срочные, умение правильно расставить приоритеты, не впадать в панику, решать проблемы по мере их поступления.
   • Умение четко выражать свою точку зрения.
   • Проявление эмпатии, чтобы понимать состояние заказчика и команды.
   • Склонность к аналитическому мышлению. Только в этом случае специалист сможет оценить все факторы, возможные риски, негативные и позитивные варианты развития событий, чтобы успешно реализовать проект и оправдать ожидания заказчика.
   • Способность к самоорганизации, навыки тайм-менеджмента, чтобы не нарушать поставленные сроки.
   • Навык действовать нестандартно.

3. Навыки для взаимодействия с заказчиком

   • Стремление вникнуть в суть, понимать, для чего выполнять то или иное действие, почему нужно принимать именно это решение.
   • Исполнительность.
   • Общительность, способность грамотно говорить. Менеджер проекта должен уметь доносить свои мысли, мотивировать подчиненных, убеждать заказчика принять то или иное решение.
   • Гибкий ум.

   Многие заказчики задаются следующим вопросом: все проекты отличаются друг от друга, разве может один специалист реализовать задуманное? К примеру, одно дело, когда ставится задача просто создать веб-сайт, и совсем другое – построить жилой комплекс. Кажется, что один человек не в состоянии вести столь разные проекты. В реальности, если менеджер опытный, он сможет воплотить в жизнь обе задумки, конечно, если поставлены оптимальные сроки и есть необходимый бюджет.

В большинстве случаев такие специалисты требуются в сфере IT и для реализации digital-проектов. Они управляют разработкой приложений, компьютерных игр. Однако менеджер проектов может потребоваться в любой отрасли: в рекламном агентстве, в банке, в строительной компании.

Автор: Владимир Сургай