Как внедрить канбан в своей работе и вылезти из завалов

Метод канбан – настоящая палочка-выручалочка для тех, кто по уши погряз в работе сам или не справляется с управлением коллективом. Эта система расставит все на свои места и отладит процесс как часы. Задачи будут решаться одна за одной без переключений между ними. Таким образом сократится время на работу, исчезнут завалы или, наоборот, простои.

Канбан хорош тем, что применим буквально в любой сфере, будь то производство, IT-компания, отдел продаж или личный блог. Весь процесс расписывается на виртуальной доске, и все участники видят этапы прохождения каждой задачи. На словах это выглядит легко и просто, но кое-какие подводные камни все-таки у системы есть.

Происхождение систем канбан

Разработанный на основе agile-философии канбан как система организации управления бизнесом в разных сферах предпринимательской деятельности нацелен на четкую постановку задач и оптимизацию производственных процессов, их прозрачность.

Создателем системы является Тайити Оно, японский инженер концерна Toyota, менеджеры которого также являются авторами концепции бережливого производства (Lean). В основу были заложены принципы функционирования американских супермаркетов самообслуживания, роль которых в этом методе исполнял склад.

На карточках, которые прикрепляли к коробке с деталями, указывались их идентификационный номер и количество, а также отправляющий отдел и место назначения.

Например, на нижнем потоке канбан с запросом для склада использовался для поставки запчастей в подразделение, в котором непосредственно осуществлялись сборка и монтаж машин. Забрав содержимое, работник снимал карточку, и далее она транспортировалась с пустой тарой обратно. К этому времени другой сотрудник подготавливал еще одну коробку. К ней приделывали производственный канбан с данными о произведенных деталях.

Верхний поток являлся производственной линией запчастей. Здесь убирали производственный канбан и крепили карточку с запросом для склада. Как следствие, изготавливалось лишь заявленное количество запчастей, и после этого коробку отправляли на нижнюю линию производства.

В рамках канбан в Toyota разработали шесть основных правил:

1. Работники линии сборки берут только заявленное в карточке чисто запчастей.

2. Производственный поток осуществляет поставку в соответствии с указанным количеством.

3. Производство и перемещение строго регулируются канбан.

4. Необходимо всегда крепить карточку к деталям.

5. В системе не учитываются бракованные детали.

Чем меньше количество карточек канбан на доске, тем более чутко руководство компании может реагировать на любые изменения. Однако число карточек должно быть обоснованно. Не стоит его менять без надобности.

Канбан выступает как закон сохранения энергии, согласно которому она не может появляться из ничего и пропадать никуда, но может быть преобразована при сохранении ее количества.

Объем продаж

Объем продаж и статистическая вариативность производственных процессов определяют число карточек, на основе которого устанавливается лимит РВП (WIP Limit). Если продолжить рассматривать аналогию, приведенную выше, то уровень «энергии» в системе равнозначен количеству карточек канбан. Так устанавливается верхний предел РВП в любое заданное время. К другим ограничениям минимального потока относится принцип вытягивания. Согласно ему скорость производства верхнего потока зависит от темпа работы нижнего.

График показывает, что одним из основных элементов канбан является кайзен, или кайдзен. Это японская культура постоянного совершенствования систем управления бизнесом. В условиях, когда производственный процесс автоматизирован и установлена статистическая вариантность, менеджменту нет необходимости постоянно его контролировать. И все усилия можно направить на повышение качества исполнения рабочими своих должностных обязанностей.

Применение канбан сегодня

Помимо эффективного функционирования в производственных линиях, канбан также успешно применяется в сфере программного обеспечения. Но есть одно отличие. Здесь на карточках описание или номер процесса создания ПО, а также срок исполнения. Их прикрепляются к специальной доске с расчерченными колонками. На ней отражается бэклог, который разделяет задачи на несколько типов:

• обязательные к выполнению;
• находящиеся в разработке;
• выполненные, но еще не переданные тестировщикам;
• приготовленные к передаче отделу тестирования;
• находящиеся на стадии проверки проект-менеджером (ПМ);
• завершенные.

Число над колонкой обозначает лимит производственных процессов в данном разделе, который формируется на основе временного показателя. Например, когда в процессе задействовано пять видов работ, на выполнение каждого из которых отводится по дню, блэклог ограничивается пределом, равным пяти.

Менеджмент в IT-сфере

Описанная структура не является четко фиксированной, то есть допускается ее модификация. Это значит, что в бэклог могут быть включены специфические колонки. Примером служат случаи, когда в канбан-проекте обязательно должен присутствовать этап подготовки, в течение которого формулируются критерии решения поставленных задач. В этом случае добавляют, допустим, колонки specify (уточнить параметры) и execute (взяться за работу). То же самое происходит, когда расставляется приоритетность в задачах. Создается отдельная колонка, и в нее вносятся первоочередные задачи, которые выполняются раньше остальных.

читайте также читайте также

Как составить интеллект-карту для решения определенной задачи Подробнее

читайте также читайте также

Существует ряд других особенностей работы с канбан-доской, чтобы это не только помогало наладить эффективный производственный процесс, но и минимизировало определенные трудности, возникающие в ходе реализации. К ним относятся следующие:

• Если задача не выполнена, то она либо вновь появляется в бэклог, либо полностью вычеркивается из проекта.
• В данной системе многозадачность не одобряется. Для каждого сотрудника рассчитывается определенное количество работы.
• Лучше завершить одну задачу, чем браться сразу за несколько.
• Каждую новую работу допускается начинать только в случае завершения предыдущей.
• Время должно распределяться согласно сложности поставленной задачи. В противном случае несоответствие периода, отведенного на выполнение работы, может либо сказаться на качестве (слишком короткий промежуток), либо на стоимости и целесообразности траты ресурсов (длинный промежуток).

В мировой практике чаще всего предпочитают применять именно канбан-доски, нежели планшеты или большие мониторы. Приверженцы концепции объясняют это двумя ее основными достоинствами: простотой и возможностью видеть картину в целом. Это позволяет оперативно вносить изменения в работу над проектом. Кроме того, канбан-доска способствует становлению и развитию взаимоотношений между сотрудниками.

Где применять метод канбан

Предприятия из других сфер также используют метод канбан, ведь концепция бережливого производства основана на принципе построения бизнеса, к которому стремится любая компания – минимизации потерь.

Промышленность

Функционирование системы заключается в перемещении оборотных средств предприятия в производственном процессе. Согласно составленному плану, на каждый участок расписывается необходимое число канбан для поставок. При этом стоит учитывать, что излишек продукции в одном подразделении приводит к нехватке в другом. Как следствие, возникают нарушения в процессе производства, срывы сроков и даже приостановка работы.

Применение канбан для планирования движения продукции на предприятии позволяет организовать систему перемещения деталей из одного отдела в другой только в соответствии с количеством производимых товаров.

Менеджмент в IT-сфере

В этом случае для применения системы управления канбан в качестве запчастей и деталей используют ПО, а работники – это специалисты в сфере разработки IT-проектов. Пример последовательности операций при создании сайта: изначально дизайнер создает макет и детальную иллюстрацию. Потом программист пишет код, а далее тестировщик проверяет завершенные задания.

Менеджмент в IT-сфере

Это наглядно демонстрирует процесс создания продукта на основе распределенного объема и поэтапной реализации всего проекта с последовательной передачей работы после выполнения каждой очередной задачи от одного специалиста к другому.

Рост продаж

Чаще всего применяется в В2В-сфере. Канбан помогает наладить взаимодействие с потребителями при помощи маркетинговых инструментов. Например, для выстраивания воронки продаж и сокращения временного интервала на отдельных стадиях: от знакомства с предложением до момента приобретения.

При построении воронки продаж следует руководствоваться следующими принципами:

• Перемещение карточки из одной колонки в другую делает клиента ближе к покупке.
• В приоритете у менеджеров те потребители, с которыми уже идет работа. После продажи сотрудник может переключаться на новых клиентов и повторить весь процесс снова.
• Выставляются специальные условия для передвижения покупателя по этапам автоворонки.
• Выстраивается система анализа продаж. Это позволяет определить результативность работы системы, выявлять статусы клиентов.

Планирование для личных целей

К основным инструментам канбан относятся визуальное представление процесса достижения цели и сегментация целого проекта на отдельные задачи. Поэтому концепцию также свободно используют для планирования деятельности отдельных людей. Несмотря на то что при организации личных дел отлично используются ежедневники, работа с канбан-доской – это более наглядный метод, с помощью которого получится быстро и легко все отрегулировать. К тому же в разработке можно фиксировать цели с их разграничением в формате на ежедневные, еженедельные, ежемесячные.

Примеры применения системы канбан

Токийский парк в Императорском дворце

Оплачивая вход, посетители получают специальные пластиковые карточки. На выходе их надо вернуть. Для этого посетители складывают карточки в стеклянную коробку, откуда их забирает работник парка, как только набралось нужное количество.

Токийский парк в Императорском дворце

Таким образом решаются сразу две проблемы. Во-первых, пластиковые карточки заменяют одноразовые билеты, которые больше не надо выпускать. Во-вторых, руководство регулирует число посетителей.

читайте также читайте также

Как оценивать эффективность рекламы: основные метрики Подробнее

читайте также читайте также

Менеджер по продажам

Управление по системе канбан применяется для определения и дифференциации целей, разграничения обязанностей. Учитывая характер работы менеджера, он вынужден выполнять одновременно несколько действий (поиск и сопровождение клиентов, анализ продукции и конкурентов и др.).

Чтобы оптимизировать работу и распределить задачи по временным интервалам, используется канбан, ведь менеджер только в процессе коммуникации с клиентами проходит несколько этапов, для каждого из которых прописаны нормы, скрипты и созданы образцы документов.

Принципы методологии канбан

С помощью канбан осуществляются контроль выполнения задач, равномерное распределение рабочей нагрузки, оперативное руководство командой на всех стадиях производственного процесса. Этому немало способствует визуализация поставленных целей.

Главными принципами канбан являются:

• Визуализация процесса. Цели и задачи проставляются в плане. Их положение на доске показывает, на каком этапе реализации они находятся. Благодаря этому можно видеть весь проект, его последовательное выполнение и задачи, параметры по которым необходимо пересмотреть.
• Систематизация отдельных этапов реализации проекта. В планировании на доске канбан задачи расставляются в соответствии со статусом. Например, на колонки «Надо выполнить», «Выполняется», «Выполнено». Перемещение карточки из одной колонки в другую осуществляется по мере завершения работы над задачей на определенном этапе. Так создаются условия для визуализации проекта.
• Внимание к задачам, находящимся в работе. Временами процесс выполнения может затягиваться. В этом случае необходимо проанализировать причины и далее перераспределить ресурсы или предоставить помощь.
• Постоянное совершенствование. В системе канбан производственный процесс полностью контролируется с соблюдением сроков продвижения по стадиям плана. В результате менеджеры могут выявить уязвимые места и скорректировать параметры работы по этим задачам.

Ниже представлен пример плана, расписанный на виртуальной канбан-доске.

Постоянное совершенствование

Отличия методов скрам и канбан

Скрам (на англ. scrum) представляет собой метод управления реализацией проекта, в котором, как и в канбан, формируются задачи и намечаются цели, достигающиеся поэтапно при слаженной командной работе. В двух системах наблюдаются серьезные отличия.

• В скрам происходит разделение на спринты. Это отдельные стадии плана с присвоенными им задачами. После прохождения каждой из них получается результат, который можно проанализировать или использовать для отчета заказчику. В канбан выполнение поставленной задачи предполагает прохождение всех этапов.
• В скрам план работы четко структурирован, благодаря чему работники могут концентрироваться на результате. Следовательно, стадийное разделение проекта выглядит так: «Бэклог», «Бэклог спринта», «Работа в процессе» и «Выполненная работа». В канбан существует более гибкая система, которую можно модифицировать и создать то количество этапов, которое необходимо для конкретной работы.
• В скрам запрещено корректировать производственный процесс. Это может прервать выполнение спринта. В канбан изменения вносятся по мере необходимости.
• В скрам в обязательном порядке устраиваются ежедневных встречи, на которых происходит разбор результатов проделанной работы. В канбан – нет.
• В скрам присутствует разделение по ролям: владелец или менеджер продукта, скрам-мастер и команда. В канбан все поле доски и карточки могут использовать все работники проекта.

Отличия методов скрам и канбан

Выбор метода управления проектом зависит от предпочтений команды и поставленных целей. И у канбан и у скрам есть свои достоинства и недостатки, поэтому сложно категорически утверждать, что одна из систем лучше другой.

Плюсы и минусы метода канбан

Популярность метода канбан основана на свободе данной системы от жестких правил и ограничений. Его используют HR-специалисты для отбора кандидатов, разработчики ПО, стартаперы, блогеры и многие другие. Также он применяется в CRM-системах при разработке пайплайна продаж. Основные достоинства канбан:

• Гибкая система планирования. Сотрудники работают над одной задачей до ее полного выполнения вне зависимости от того, сколько их еще на доске. И лишь после этого переходят к следующей. Руководитель при этом может вносить коррективы в приоритетность задач, не нарушая при этом производственный процесс.
• Контроль сроков выполнения. Отслеживание производственного процесса в системе канбан дает возможность регулировать график как для текущих задач, так и для предстоящих.
• Улучшение производительности. Многозадачность предполагает, что работник всегда вынужден переключаться с одной задачи на другую. Это, согласно системе управления канбан, способно замедлить рабочий процесс. При параллельном выполнении нескольких задач невозможно выявить, на решение какой из них работник тратит времени больше, чем требуется согласно плану. Применяя методологию канбан, можно найти слабые места в планировании, оптимизировать временные показатели и улучшить результат.
• Наглядность. Главное достоинство. Все сотрудники видят, на какой стадии находится процесс реализации проекта, какие результаты достигнуты, а также какие есть трудности и как их можно преодолеть.

Однако есть и недостатки в системе управления канбан:

• Метод эффективен лишь для краткосрочных проектов, когда работа идет только над задачами здесь и сейчас, приоритетность которых может постоянно пересматриваться.
• Рассчитан только на небольшие команды: максимум 10 человек (отдел), но лучше всего не больше пяти. При большом количестве исполнителей сложно отслеживать рабочий процесс.

Однако можно провести сегментацию коллектива, если в реализации проекта должно участвовать много людей. Тогда штат сотрудников распределяется на группы с оптимальным количеством человек, и в каждой создается своя система канбан. Далее поговорим о внедрении метода.

Пошаговая инструкция по внедрению системы канбан

В методологии канбан разработка и реализация проекта предусматривают кооперативную работу всей команды. Ниже представлено руководство по формированию рабочего процесса и расстановке приоритетов.

1. Постановка задач и создание визуального воплощения процесса реализации.

   Для этого на виртуальной или физической канбан-доске отметьте нужное количество колонок. Расставьте приоритеты в выполнении работы. Поместите задачи в первой колонке. Назначьте ответственного за исполнение на каждой карточке. Выделите в остальных колонках этапы производственного процесса.

2. Ограничение по количеству задач, выполняемых одновременно.

   Это повысит эффективность работы. Определите число задач, находящихся в работе в одно и то же время. Сделайте это вместе с командой и отметьте количество рядом со статусом.

3. Управление процессом.

   Контролируйте сроки выполнения. Отслеживайте появление проблем на каждом этапе. Быстро внесите коррективы. Не допускайте приостановки в производственном процессе.

   

   Управление процессом

4. Ознакомление команды с правилами.

   Для каждого члена команды должна быть донесена информация о том, когда надо приступать к новой задаче, кто ответственен за решение сложных вопросов, какие есть критерии выполнения задач, как работать с доской.

5. Анализ результатов.

   Постоянно общайтесь с членами команды. Встречи могут носить еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный характер. Устанавливайте причины возникших проблем и ищите пути их устранения. Стремитесь к непрерывной оптимизации рабочих процессов и повышению производительности.

6. Повышение эффективности работы.

   В основе лежит постоянное совершенствование производственного процесса. Однако изменения нужно вносить по одному, чтобы отследить, как оно влияет на работу, и определить, необходимы ли дальнейшие преобразования.

Канбан-доска онлайн или по локальной сети может создаваться при помощи специальных сервисов, которые предоставляют возможность управлять проектами, отслеживать результаты и рассматривать задачи.

Популярные доски канбан

Существуют специальные программы, с помощью которых можно использовать канбан. Эти сервисы, как и собственноручно сделанные доски, предназначены для организации рабочего процесса, но при этом также способны автоматизировать формирование и решение задач.

Trello

Trello

Бесплатный сервис. Здесь можно легко составлять задачи. В прикрепленных карточках указываются сроки исполнения, файлы, комментарии, метки. Доступ может иметь неограниченное количество пользователей.

Kanbantool

Kanbantool

Бесплатный функционал ограничен. Писать комментарии, добавлять файлы и отслеживать сроки можно только в платном формате использования. Есть ряд других недостатков. Канбан-доска, например, недостаточно большая, и доступ имеют только два человека, что противоречит запросам многих команд.

LeanKitKanban

LeanKitKanban

Обширный функционал: доступ для неограниченного количества человек, имеются шаблоны, встроенная аналитика, автоматизированные отчеты. Помимо этого, на сайте можно отслеживать сроки, добавлять файлы, создавать диаграммы и схемы, способствующие более рациональному распределению задач.

Kanbanize

Kanbanize

Сервис основывается на принципе системы тайм-менеджмента. Также в его функционале есть возможность строить аналитические диаграммы, графики, используя автозаполнение. Помимо этого, можно отслеживать взаимосвязь задач с их текущим статусом, разграничивать роли пользователей, создавать резервное копирование данных.

Worksection

Worksection

Подходит для небольших компаний, которым необходимо систематизировать и сегментировать цели развития. Как инструмент для управления бизнес-проектами позволяет осуществлять планирование, определять реальные сроки выполнения задач и формировать отчеты по результатам проделанной работы.

11 досадных ошибок в применении метода канбан

Довольно распространено заблуждение о том, что канбан представляет собой фреймворк, который сразу после его установки позволит наладить рабочий процесс и сделать его эффективным. Однако система включает в себя 140 инструментов. Их необходимо использовать на уже существующем производстве, чтобы улучшать его показатели. Невозможно просто перенести чужой опыт на свое в какой-то мере отлаженное дело, можно только усовершенствовать нынешнее состояние. Это требует последовательного применения системы управления канбан и может сопровождаться рядом ошибок.

Ошибка 1. Игнорирование вводного этапа, на котором сотрудникам объясняют принципы и правила применения метода. Это приводит к сбоям в работе даже на ранних этапах.

Ошибка 2. Пренебрежение ограничениями. Постановка задач свыше оговоренного лимита приводит к переработке и потери сотрудниками мотивации к повышению пропускной способности системы.

Ошибка 3. Отсутствие отметки о срочности выполнения задач. В этом случае есть риск возникновения проблем в реализации проекта, временных перекосов.

Отсутствие отметки о срочности выполнения задач

Ошибка 4. Игнорирование ограничения РВП. Это основа внедрения системы и погружения сотрудников в текущую работу. Данный показатель позволяет найти уязвимые места рабочего процесса.

Ошибка 5. Использование ограниченного количества инструментов канбан. Например, иногда не применяют отслеживание параметров (кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и другие). Однако использование этого инструмента может послужить фундаментом для будущих изменений.

читайте также читайте также

Виды рекламы в Интернете: как и где лучше продвигать товары, услуги, личный бренд Подробнее

читайте также читайте также

Ошибка 6. Статус задач на канбан-доске не соответствует реальному этапу работы с ней. Из-за этого происходит неверная визуализация производственного процесса.

Ошибка 7. Нерациональное ограничение права доступа к канбан-доске для лиц, ответственных за принятие решение и составление плана. Таким образом, те, кто не видит весь процесс, не могут верно понимать решения менеджера, который распределяет задачи и нагрузку.

Ошибка 8. Включать в одну колонку слишком много карточек. В таком случае понять отдельную задачу в сопоставлении с другими становится сложно. Образуется локальный «захлеб». Разбивка крупной задачи на составляющие может стать отличным решением (например, с помощью чек-листов).

Ошибка 9. Отсутствие обратной связи приводит к сбоям, потому что любое совершенствование основывается на анализе текущей ситуации.

Ошибка 10. Отсутствие вовлеченности участников. Суть канбан заключается в создании слаженной командной работы для улучшения производственных процессов. Эта система объединяет людей для достижения ими поставленной цели, демонстрируя поэтапно, что требуется для этого сделать. Если сотрудники не понимают, зачем им нужен канбан, то в результате получаются сбои в работе, или же метод используется только на этапе создания доски.

Ошибка 11. Не расставлены приоритеты, не назначены ответственные лица.

Суммируя все вышесказанное, можно определить канбан как полезный набор инструментов и принципов, который позволяет организовывать реализацию как личных, так и производственных проектов, ориентируясь на сроки и контролируя процесс. Помимо этого, его можно использовать для перераспределения ресурсов и решения выявленных проблем. Внедряйте, пробуйте и вы сразу почувствуете, что инструмент действительно стоящий!

Автор: Владимир Сургай