Методы оптимизации бизнеса: чем и как улучшать

Сейчас стало модно использовать методы оптимизации бизнеса, не вникая в суть явных или надуманных проблем. Оптимизация, зачастую, проходит под лозунгом «Надо!», и ни о каком понимании сути происходящего, описании бизнес-процессов речь не идет.

Итог такой оптимизации – еще более запутанные бизнес-процессы, убытки, текучка кадров и, как вишенка на торте, банкротство компании. Прежде чем что-то начинать, необходимо разобраться, как работает механизм, почему он сломался. И только потом для его починки выбирать подходящий инструмент – условную отвертку, чтобы закрутить открутившийся винтик, но никак не молоток для склеивания хрупких деталей.

Цели и задачи оптимизации бизнес-процессов

До того как давать определение оптимизации бизнес-процессов, кратко перечислим функции данной управленческой стратегии, которая становится всё более востребованной. Бизнес-процессы оптимизируют, чтобы:

• качественнее адаптировать новых сотрудников;
• составлять более точные прогнозы, планы и проекты;
• укреплять лояльность и доверие потенциальных покупателей к торговой марке или компании;
• делать бизнес более управляемым;
• повышать рентабельность компании;
• улучшать психологическую обстановку в коллективе, налаживать горизонтальные связи;
• экономить ресурсы, расходовать бюджеты более рационально;
• закрепить за каждым работником персональную зону ответственности.

Суть оптимизации бизнеса: что и как улучшается

Сначала следует уточнить, какие аспекты работы компании являются бизнес-процессами. Редко кто из авторов даёт чёткое определение термину бизнес-процесса, его считают интуитивно понятным (и совершенно зря: у многих он вызывает вопросы, и часто бизнес-процесс даже считают синонимом бизнес-сущности или придумывают другие аналоги этому термину).

Почему речь идёт о нескольких работниках? Потому что плоды труда каждого всегда так или иначе связаны с плодами труда остальных участников команды: поставщику приходится взаимодействовать с продавцом, маляру – с каменщиком и т. д. Бизнес-процессов без участия персонала не существует. Те цепочки действий, которые уже на 100 % автоматизированы, называются технологическими процессами, а это совсем другая категория процессов.

Таким образом, методы оптимизации бизнес-процессов предприятия (BusinessProcessOptimization) можно охарактеризовать как комплекс мер, необходимых для того, чтобы усовершенствовать работу компании в целом или отдельное её направление.

Суть оптимизации бизнеса

Удобнее всего показать оптимизацию бизнес-процесса на практическом примере.

В компании, выпускающей мебель, имеется конструкторский отдел, который отвечает за расчёт параметров изделий с помощью таблиц Excel (они играют роль калькулятора с продвинутым функционалом).

У этого процесса есть слабые места:

• приходится тратить время на распечатку файлов, а затем на внесение информации в компьютер с бумажного носителя;
• закупка бумаги, чернил для принтера, лицензионного ПО и необходимость периодически обслуживать, чинить принтер – это финансовые потери для бизнеса;
• бизнес-процесс невозможно контролировать, так как нет базы для анализа: информации о том, сколько расчётов сделали конструкторы, какова их производительность труда и т. п.

После того как аналитики исследовали этот бизнес-процесс, его длительность удалось сократить вдвое, а количество бумаг – на треть:

• был создан документ в программе 1С, где производились и хранились все требуемые расчёты для мебели;
• результаты тоже сохранялись в базе, и к ним получили доступ все остальные отделы (которым раньше приходилось распечатывать фрагменты таблиц).

Аналогичным образом можно усовершенствовать и более сложный многоаспектный рабочий процесс.

4 правила эффективной оптимизации бизнеса

1. Проанализируйте сложившуюся ситуацию

   Для начала надо выявить сильные стороны и уязвимости компании – без этого никакие методы оптимизации бизнеса не сработают. Локализуйте проблему – сформулируйте, какие аспекты деятельности фирмы вызывают у вас беспокойство. Как правило, проблемы лежат в четырёх областях: финансовые расходы, затраты времени, качество продукта, эффективность труда. Скорее всего, ваш бизнес развивается медленнее, чем хотелось бы, именно из-за них.

   Опишите работу компании в текущий момент в виде модели «как есть»: сколько персонала работает, каковы затраты и прибыль и т. п.

2. Уточните задачу

   Вам предстоит улучшать не ситуацию в целом и не всю компанию, а решать одну конкретную задачу. Определите, какую именно. Например, если небольшая фирма планирует продавать десять комбайнов в месяц, а ей удаётся реализовать только пять, оптимизация бизнеса будет направлена на продажи: их показатели необходимо дотянуть до плановых. Следует проанализировать деятельность фирмы, составить модель «как есть», наметить перспективы и проблемы, а затем сосредоточиться на главной среди них и подобрать методы решения.

3. Внедряйте изменения постепенно

   Имейте в виду, что оптимизация бизнеса может растянуться надолго, а в некоторых случаях нужно кардинально перестраивать работу компании, чтобы устранить текущие проблемы, иногдадаже менять направление деятельности. Период перехода на новый стиль и методы работы – тяжёлое испытание для персонала, поэтому желательно разбить оптимизацию бизнеса на этапы и осуществлять их последовательно, а не пытаться изменить всё и сразу.

4. Важность человеческого фактора

   Новый порядок работы устроит не всех нынешних сотрудников. Будьте готовы к саботажу и увольнениям, в том числе массовым. Руководитель в подобной ситуации должен объяснять подчинённым, что оптимизация бизнеса выгодна для компании (даже если рабочих мест при этом станет меньше).

4 метода оптимизации бизнеса

Не существует панацеи для всех отраслей и любых ситуаций, но уже выработано и опробовано достаточное количество методов оптимизации бизнеса, среди которых можно выбрать подходящий именно вашему предприятию. Главное – сначала всё тщательно проанализировать и выявить актуальные проблемы.

1. Стандартизация

   В больших организациях с филиальной структурой часто бывает так, что каждое представительство ведёт документацию по-своему, без единой системы. Это неизбежно приводит к логистическим проблемам и путанице в отчётности, и сотрудники теряют время, выполняя нудные рутинные операции.

   

   Метод оптимизации бизнеса - стандартизация

   В этом случае целесообразно создать единые стандарты работы для всех филиалов и подразделений. В компании должны действовать одинаковые требования ко всем, причём это касается не только оформления документов, но и методов выполнения технологических операций. Выработка свода общих правил – первый шаг к стандартизации бизнес-процессов. Важно, чтобы новые стандарты учитывали опыт самой компании и других аналогичных предприятий, специфику деятельности конкретных отделов и всей отрасли.

2. Исключение

   В некоторых процессах можно укрупнить фазы выполнения – объединить отдельные этапы между собой. Это упростит и ускорит весь бизнес-процесс.

   К примеру, если в компании при найме нового сотрудника принято сначала рассматривать резюме, а затем проводить собеседование в три этапа (с кадровиком, руководителем отдела, директором фирмы), то можно оптимизировать этот процесс, исключив этап интервью с менеджером по кадрам. Вместо этого лучше дать кандидату подробную анкету для заполнения, содержащую все вопросы, интересующие кадровика, и направить кандидата прямо на собеседование с начальником отдела: именно он должен оценивать профессионализм будущего работника и его соответствие должности. Собеседование с директором или собственником бизнеса и вовсе не нужно (кроме случаев, когда организация небольшая или топ-менеджер привык сам решать вопросы найма).

   Проанализируйте структуру бизнес-процесса и найдите те этапы, которые можно убрать без ущерба для результата. Главное – не перестараться с оптимизацией и не выплеснуть с водой ребёнка.

Изменение

Анализ проблемного бизнес-процесса покажет вам точки, в которых его можно оптимизировать. Например, замена сырья или материалов, выбор более продвинутых методов обработки – это всё уменьшает себестоимость товара. Но любые подобные изменения должны быть аргументированы и спланированы. Оптимизация бизнеса, каким бы методом она ни велась, ни в коем случае не должна отрицательно сказываться на качестве выпускаемого продукта.

Метод оптимизации бизнеса - изменение

Есть нововведения, нуждающиеся в тестировании перед полноценным внедрением. Это, в частности, сезонное меню в ресторанах: если новые позиции понравятся клиентам, можно переводить их в разряд постоянных. Когда изменения одобрены руководством, их следует внедрять во всех отделениях и службах, включая филиалы (это уже относится к методу стандартизации бизнеса).

Еще несколько эффективных методов оптимизации бизнеса

1. Инжиниринг

   Применительно к бизнесу инжиниринг представляет собой консультации, направленные на нормализацию производства, улучшение сбыта товаров или услуг. Консультации бывают предпроектными (это анализ рынка и подготовка материально-технической базы для производства), проектными (создание архитектурного и генерального планов, оценка вероятных рисков и затрат), постпроектными (подготовка сопроводительных документов, если нужно – организация продаж). Кроме того, существует категория специальных услуг: они зависят их специфики объекта.

2. Реинжиниринг

   Эта технология приходит на помощь в ситуациях, когда нужно радикально и фундаментально переосмыслить деятельность предприятия. Реинжиниринг позволяет в довольно короткие сроки увеличить эффективность бизнеса (как финансово-экономическую, так и производственно-хозяйственную), сформировать организационную структуру и систему управления. Ключевыми инструментами реинжиниринга являются методы сбора и анализа информации по проблеме, понятные как управленцам, так и консультантам-аналитикам.

   читайте также читайте также

   

   Как правильно уволить сотрудника в соответствии с ТК РФ Подробнее

   читайте также читайте также

   Сущность реинжиниринга как метода оптимизации бизнеса описывается двумя пунктами:

   • описать идеальные условия для производства, в которых оно будет расти и преуспевать;
   • найти максимально безболезненный и простой способ внедрения этой теоретической модели в практику бизнеса.

   Здесь огромную роль играет постоянный контроль за бизнес-процессами: только при его наличии контроля компания будет развиваться и совершенствоваться.

3. TotalQualityManagement

   Эта общеорганизационная теория была придумана в Японии несколько десятилетий назад. Сущность метода заключается в системном повышении качества всех бизнес-процессов, связанных с производством. Он быстро набрал популярность в Японии и затем был высоко оценен ведущими предприятиями всего мира: с его помощью компания достигает установленных целей в кратчайшие сроки.

   Основной принцип TQM заключается в том, что компании следует совершенствовать не только свой конечный продукт, но также и отношения в коллективе, внутренние связи. Цели – минимизировать количество конфликтов и успешно предотвращать их, сплотить команду;

4. Метод непрерывного совершенствования

   Этот метод незаменим, когда компания нуждается в повышении своей конкурентоспособности и результативности. Конкурентоспособность растёт благодаря тому, что бизнес лучше адаптируется к меняющимся условиям рынка и оптимизирует производство.

   Оптимизация охватывает бизнес-процессы на всех уровнях, но главные усилия направлены на сотрудников: ставка делается на тех, кто разделяет идеи самосовершенствования и постоянного личностного роста и при этом чётко осознаёт свою зону ответственности внутри компании.

7 частых ошибок оптимизации бизнеса

О методах оптимизации бизнеса написана масса информационных статей и книг, однако предприниматели допускают одни и те же распространённые ошибки раз за разом.

1. Оптимизировать бизнес импульсивно, под властью настроения

   Типичная ситуация: отдел продаж проваливает все планы уже третий месяц подряд, не дотягивая даже до половины намеченных объёмов. Разгневанный директор увольняет всех, чтобы набрать продажников с нуля. Это не помогает: в отделе теперь не хватает работников, новые участники команды не успели влиться в работу, и показатели остаются такими же низкими.

   Все изменения и нововведения следует тщательно планировать, просчитывая, сколько времени займет оптимизация, насколько трудоёмкой она будет, какое количество персонала потребуется для выполнения рабочих функций в соответствии с новым регламентом. Оптимизация любого бизнес-процесса – это не душевный порыв, а трезвый расчёт.

2. Полагаться на интуицию

   Реформировать бизнес под влиянием прозрений, интуиции и смутных ощущений – столь же ошибочный путь, как и поддаваться эмоциям. Бизнес –не набор случайных совпадений, которые можно предсказать на кофейной гуще, а целенаправленная спланированная деятельность. Все изменения необходимо предложить руководству и обосновать, опираясь на факты, цифры и статистику. Только те нововведения и методы работы, которые обещают быть эффективными, достойны внедрения.

   

   Ошибки в оптимизации бизнеса

3. Контроль каждого действия высшим руководством

   Если топ-менеджеры лично контролируют каждый бизнес-процесс в компании, это говорит о том, что у них нет никакого доверия к подчинённым, а процессы в компании не отлажены. Такой тотальный контроль за каждым работником не только подавляет персонал, но и отнимает массу ресурсов у самих начальников. Следует стандартизировать все обязанности и функциональные роли, чтобы каждый сотрудник знал, что и как он должен делать – тогда не придётся следить за всеми. С саботажем изменений желательно бороться другими методами: денежной мотивацией, тестированием, внутрикорпоративной PR-кампанией.

4. Неудачное заимствование методов оптимизации бизнеса

   Типичная ошибка руководителей – слепо копировать чужие стандарты работы (особенно у успешных крупных предприятий) без учёта специфики собственного бизнеса. Желание сделать всё так же, как и конкуренты (и получить тот же результат) вполне понятно, но без учёта особенностей работы предприятия это не даст заметного эффекта. Даже методы исследования и оптимизации того или иного процесса должны выбираться исходя из ситуации.

читайте также читайте также

Личный бренд: разбираемся, кому нужен, а кому нет Подробнее
читайте также читайте также

5. Менять всё фундаментально. На практике оказывается, что многие начальники тяготеют к полной, кардинальной реструктуризации и модернизации, даже если этого не требуется. В результате компания лишается старых бизнес-процессов, которые хоть как-то работали, и не формирует эффективных новых.

6. Оптимизировать без ясных целей и видения. Если вы не знаете, куда хотите прийти, результаты оптимизации едва ли обрадуют вас.

7. Нереалистичные цели. Бизнес – это не идеальный процесс из учебника физики, и, как бы вы ни старались, не удастся организовать всё безупречно. Конечно, следует стремиться к идеалу. Но если перфекционизм руководства загоняет персонал в постоянный стресс и лишает мотивации, а текучка кадров не прекращается, то выбор методов оптимизации бизнеса был неудачным.

Автор: Владимир Сургай